Geleneksel ofis anlayışına yenilikçi yaklaşımlar sunan sanal ofislerin tercih edilirliği her geçen gün artarak, iş hayatına yepyeni ve işlevsel bir boyut katmaya devam ediyor.

Özellikle son yıllarda sıkça karşımıza çıkan ve alışılagelmiş ofis anlayışına farklı bir boyut katan sanal ofis uygulamaları ile ilgili merak edilen tüm sorulara cevap bulabileceğiniz başlıkları sizler için derledik. Sanal ofis neden tercih edilmektedir, sanal ofis kurmak için nasıl bir yol izlenmelidir ya da sanal ofis yasal mı gibi merak edilen konulara cevap vermeden önce sanal ofis kavramını detaylandırmakta ve sanal ofis nedir sorusunu yanıtlamakta fayda vardır.

Sanal ofis; özellikle son yıllarda iş hayatında oldukça sıkça karşılaşılan, en basit anlatımıyla fiziksel bir ofise ihtiyaç duymayan girişimcilere resmi ve yasal adres edinmelerini sağlayan işlevsel bir ofis kiralama modelidir.

Fiziki olarak herhangi bir ofis alanına ihtiyaç duymadan ticari girişimlerini gerçekleştirebilme olanağına sahip girişimciler tarafından tercih edilen sanal ofisler diğer bir tanımıyla e-ofisler; sundukları birçok avantaj ile iş dünyasında profesyonel çözümler sunmaktadırlar.

Bilindiği üzere, ticari bir faaliyet gerçekleştirmek için kanunen vergi mükellefiyeti olma gerekliliği bulunmaktadır. Vergi mükellefi olmak için ise resmi bir adres gösterme zorunluluğu vardır. Yeni girişimler için, fiziki bir ofise büyük bütçeler ayırmadan şirket kuruluşu yapabilme ve resmi iş yeri adresi tahsis etme olanakları sağlayan sanal ofis uygulamaları; aynı zamanda sundukları yan hizmetlerle tam kapsamlı yeni nesil ofis kavramını temsil etmektedirler.

Geleneksel bir ofis kullanımına ihtiyaç duymayan tüm ticari kuruluşların veya vergi mükellefi olarak hizmet veren serbest girişimcilerin resmi bir adrese sahibi olmalarına imkan tanıyan sanal ofisler aynı zamanda su, elektrik, ısınma, telefon, sekreterya gibi aylık sabit masraflar açısından da bütçesel avantajlar sağlamaktadırlar.

Sanal ofisler, geliştirdikleri farklı hizmet paketleri kapsamında uygun fiyat seçenekleri ile ticari girişimlerin hayatını kolaylaştırmaktadırlar. Prestijli ve konforlu bir ortamda sunulan operasyonel destek, toplantı odası kullanım hakları, özel ağırlamalara imkan tanıyan ofis alanları ile girişimciye özgür hareket etme olanağı sağlayan sanal ofisler; profesyonel yaklaşımları sayesinde işletmenin pozitif bir imaja sahip olmasına da katkıda bulunmaktadır.

Sanal ofis avantajlarından yararlanmak isteyenler için dikkat edilmesi gereken birkaç önemli adım vardır. Sanal ofis kiralama kararında en önemli unsurların başında öncelikle en uygun sanal ofis lokasyonunun belirlenmesi gelmektedir. Seçeneklere, internet arama motorları üzerinden "Ankara sanal ofis”, "sanal ofis İstanbul", "sanal ofis İzmir" veya kiralık sanal ofis" gibi kelimeler yardımıyla yapılacak araştırmalarda çıkan sonuçlar aracılığıyla ulaşabilmektedir.

Girişimci ya da işletme için en elverişli bölgenin seçimi ardından atılması gereken en önemli adım ise; bölgede yer alan en profesyonel hizmet anlayışına sahip olan sunduğu sanal ofis avantajları ile dikkat çeken firmaların araştırılmasıdır.

Kiralama kararında, sanal ofis fiyatları yanı sıra bu fiyatlar içinde sunulan hizmetler doğru yorumlanmalı, sunulan ek hizmetlerden bedelsiz olanlar ve bedele tabi olanlar net bir şekilde detaylandırılmalıdır.

Yapılan görüşmeler neticesinde sanal ofis kiralama işlemi gerçekleştirilecek şirket ile potansiyel kiracı arasında özel bir sözleşme imzalanmaktadır. Sanal ofis hizmeti sunan firma yönetiminin hazırlayıp sunacağı sözleşmeler en ince ayrıntısına kadar incelenmeli ve mutabık kalınması halinde taraflarca imzalanmalıdır.

Sanal ofis fiyat detayı, kiralanacak hizmet paketi ve yönetim koşullarını kapsayan sözleşmenin imzası ile birlikte istenecek evraklarda, potansiyel kiracının durumuna göre değişiklik göstermektedir.

Sanal ofis şirket kuruluşu sırasında yeni bir girişimler için farklı evraklara ihtiyaç duyulacağı gibi adres değişikliği yapan şirketler için ise farklı işlemler söz konusu olacaktır. Ancak her iki süreçte de profesyonel bir mali müşavirden destek almak önemlidir.

Sanal ofis kiralama hizmeti veren kuruluşa sunulacak; noterden alınmış olan bir imza beyannamesi, ikametgah belgesi, nüfus cüzdanı fotokopisi, iletişim bilgileri ve bir adet kuruluş aşamasında kaşesinin temini ile kiralama işlemleri tamamlanacak ve sanal ofis tarafından gerçekleştirilecek işlemlerle yasal kiracı konumunda olunduğuna dair resmi belgeler kiracıya sunulacaktır.

Resmi kiracı olma niteliğini taşıyan girişimler, bu evraklarla birlikte mutlaka mali müşavirlik desteği de alarak vergi dairelerine ve ticaret odalarına şirket kuruluşu ile ilgili başvurularını yapabilecektir. Resmi kurumlarca adres tespiti için yapılacak ziyaretler, sanal ofis hizmeti veren kurumlarca da takip edilecek ve resmi denetimlerde şirket sahibinin ofiste olması koşuluyla işlemler sonlandırılacaktır. Denetimler sonrası, sanal ofisin adresi işletmenin resmi adresi olarak tanımlanmış olmaktadır ve gerekli her türlü resmi evrak yönetimi de bu adres üzerinden işleyecektir.

Resmi tebligat adresi olarak gösterilen ve şirket kuruluşu için tüm işlemlerde kullanılan sanal ofis adresinin resmi olarak bağlı bulunduğu vergi dairesi, yeni kurulacak şirketin de bağlı olduğu vergi dairesi olacaktır. Sanal ofis vergilendirme işlemleri de, normal şirket işleyişlerinde olduğu gibi bağlı bulunulan vergi dairesi kanalıyla gerçekleştirilecektir.

Sanal ofis şirket kuruluşu için yapılacak yasal işlemlerin ardından vergilendirmeler kurulacak şirketin türüne göre yasalarca belirlenen şartlarda; şirketi temsile yetkili mali müşavirin takibinde olacak şekilde her ay KDV, muhtasar, gelir vergisi gibi başlıklar altında takip edilmelidir.

Vergi konusunda akla takılan ve dezavantajlı olup olmadığı araştırılan bir konuya daha açıklık getirmekte fayda vardır. Vergisel açıdan sanal ofis dezavantajları olmadığı gibi, ofis kirası için stopaj ödemek yerine KDV'li bir fatura almak işletmeler açısından avantaj sağlamaktadır.

Kiralık sanal ofis kullanımları; Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen maddeler kapsamında ülkemiz genelinde tamamen yasal uygulamalardır.

Sanal ofis kiralamak amacıyla atacağınız adımların en başında doğru lokasyon seçimi gelmektedir. Lokasyon kararı ardından deneyimli ekiplerce ve hizmet kalitesiyle fark yaratan eOfis web sitesini ziyaret ederek işletmeniz için en doğru lokasyonu seçebilirsiniz.

eOfis web sitesinde lokasyonlar başlığı altında yer alan listelerden seçimi yapmak, seçilen her lokasyon için canlı destek almak, teklif oluşturmak ve müşteri temsilciniz ile 444 34 80 numaralı hat üzerinden yapacağınız görüşmeler ardından ofis ziyaretlerinde bulunmak mümkündür.

Ülke genelinde birçok farklı ilde prestijli konumlarda sanal ofis hizmeti sunan eOfis; özellikle İstanbul sanal ofis seçenekleri ile dikkat çekmektedir. Gerek Avrupa yakası gerekse Asya yakasında 44 farklı sanal ofis seçeneği ile sanal ofis İstanbul bölgesi için kapsamlı hizmet paketleri sunmaktadır.

Ankara sanal ofis, Bursa sanal ofis, İzmir sanal ofis seçenekleri ile uzun yıllardır hizmet veren eOfis; ülke genelinde Adana, Antalya, Diyarbakır, Gaziantep, Kocaeli, Kayseri, Konya, Mersin ve Muğla gibi tüm büyük şehirlerde sunduğu hizmet ağı ile sanal ofis arayanlara çözüm odaklı yaklaşımlar sunmaya devam etmektedir.