Covid-19 Sonrası Dönemde Ofise Geri Dönüş

2019 yılının aralık ayında Çin’in Wuhan kentinde ortaya çıkan ve kısa sürede bütün dünyaya yayılan Covid-19 virüsü dünyadaki bütün dengeleri bir anda değiştirdi. Virüsün yayıldığı ülkeler sırasıyla bir gecede bütün ofisleri, iş yerlerini, eğitim kuruluşlarını hatta ulaşım istasyonlarını kapattı ve insanlar bir anda evlere kapandı. Evlere kapanış birçok alanda insan hayatını olumsuz etkilemiş olsa da bundan en çok iş hayatı zarar gördü. Fabrikalar kapandı, üretimler durdu, işletmeler milyon dolarlık projelerine ara verdi ve dolayısıyla ekonomi ciddi bir kayba uğradı. 

Salgın süresince iş akışının bir şekilde devam etmesi ve ekonominin canlanması gerektiğinden şirketler esnek çalışma şekilleri ile süreci yönetmeye çalıştı. Çoğu şirket, kendi işleyiş yapısına en uygun esnek çalışma modeli ile çalışma programını yeniden ayarladı ve sürece en iyi şekilde uyum sağladı. 

Peki şimdi bütün dünya esnek çalışma modelleri ile de işleri pekâlâ idare edebileceğini gördükten sonra ne olacak? Covid-19 sonrası ofise dönüş sürecinde bizi neler bekliyor olacak?

Ofise Dönüş ile Birlikte Değişime Hazır Olun! Bazı Şeyler Asla Eskisi Gibi Olmayacak! 

Salgın sonrası işe geri döndüğünüzde her şeyin eskisi gibi olabileceğini ve bir anda hiçbir şey olmamış gibi normale döneceğimizi düşünmek fazla iyimser olur? Bu süreç sadece gündelik hayatımızda değil ekonomide ve iş hayatında da kalıcı izler açtı. Ancak bu izlerin bazıları çalışanlar ve işverenler için olumsuz sonuçlar getirse de bazıları olumlu yönde olacaktır. 

Olumlu ya da olumsuz… Bir şekilde Covid-19 sonrası iş hayatı, iş hayatının gereklilikleri, çalışma şekli, iş akış süreci, ofis dizaynı, ofis alışkanlıklarınız ve daha pek çok şeyin değişeceğini bilin ve kendinizi sürecin getirdiği değişime hazırlayın. Çünkü yeni normalimiz, eski normalimizden çok başka olabilir. 

Koronavirüs Sonrası İşe Dönüş Ofis Dizaynlarında Kalıcı Değişiklikler Yapabilir.

Salgın boyunca maskesiz dışarı çıkamama, sosyal mesafeyi koruma yaşam şeklimiz olmuşken Koronavirüs sonrası bir anda onlarca hatta yüzlerce kişinin çalıştığı ofislere girip eskisi gibi çalışmaya başlamak pek olası görünmüyor. Bu yüzden Koronavirüs sonrası ofis dizaynlarında mutlaka aşağıdaki değişikliklerden bazıları olacaktır. 

• Çok sayıda çalışanı olan ofislerin çalışan sayılarında mutlaka revizyona gidilecektir. 


• Açık ofislerin yan yana veya karşılıklı bitişik masaları arasına panel koyarak ya da masaları birbirinden uzaklaştırarak temas önleyici önlemler alınabilir.


• Açık ofislerde departmanlar birbirinden ayrılacak şekilde bölünmeler gerçekleşebilir. 


• Yeni yapılacak ofisler tamamen kapalı olup havalandırma sistemleri ile hava akışı sağlayan ortamlar yerine, doğrudan taze hava akışı sağlayabilecek şekilde tasarlanabilir. Belki var olan kapalı ofislere cam eklenebilir. 


• Ortak kullanılan faks, fotokopi makinesi ve benzeri elektronik cihazların bulunduğu bölümler ayrılıp daha küçük grupların kullanabileceği şekilde dizayn edilebilir. 


• Mobil olmayan şirket telefonlarının ortak kullanımına son verilip her çalışana kendine ait bir telefon verilebilir. 


• Molalarda dinlenmek için ayrılan bölümlerin sayısı çoğaltılarak insanların toplu olarak değil gruplar halinde buluşabilecekleri yerlere dönüştürülebilir. 


• Ofislerde yoğun ve yakın temasta kullanılan sosyal alanların bazıları kalıcı süre ile kapatılabilir. 


• Yeme ve içme sırasında tek kullanımlık bardaklara geçilebilir. 


• Çay ve yemek servisi yapılan alanlar ikiye ya da daha fazla sayıya bölünerek farklı gruplar halinde servis yapılabilir. Buna alternatif olarak farklı yemek ve çay saatleri planlanarak aynı alana farklı zamanlarda farklı grupların girmesi şeklinde bir ayarlama yapılabilir.   

Büyük-Küçük Fark Etmeksizin Bütün İşletmeler Teknoloji ile Dost Olmak Zorunda Kalacak.

1 yıldan fazla zaman geçmesine rağmen hala salgın kontrol altına alınamadığından hem şirketler hem de çalışanlar bireysel olarak iş akışını geliştirecek, iletişimi güçlendirecek ve verimi artıracak teknolojilere ayak uydurmak durumunda kaldılar. Teknoloji ile olan bağlar öyle sıkı sıkıya güçlendi ki Covid-19 sonrası da kopmayacağı kesin. Bu nedenle teknoloji okuryazarlığı, bilgisayar donanımları ve uygulamalarına olan hakimiyet işe alımlarda ya da çalışanların iş tercihlerinde ciddi bir kriter olmaya başlıyor. 

Şirketlerin ayakta kalması ve verimini artırmak için teknolojiyi kendisine temel alması gerekir.  İster küçük ölçekli ister büyük ölçekli olsun bütün şirketler iş akışını, proje yönetimini ve görev dağılımını online yapabilecek alt yapıya sahip olmalıdır.  Bu şekilde herhangi bir kriz anında dahi süreci aksatmadan uzaktan da olsa işler aynı profesyonellikle akışına devam edebilecektir. 

Çalışma Şekli ve Çalışma Saatleri Değişebilir.  

Salgının ardından özellikle büyük ofislerin bir anda yeniden, bütün çalışanları ile birlikte dönüş yapamayacağı öngörülebilecek bir gerçek. Çalışanların daha az yoğunlukla bir araya geleceği şekilde yeni bir düzen getirilmeye ihtiyaç duyulacaktır. Bu ihtiyacın da gerek çalışma şekli gerekse çalışma saatlerinde revizyonlara sebep olması bekleniyor. 

Çalışma saatlerinin 1-2 saat önce başlayıp 1-2 saat erken biteceği ya da 1-2 saat geç başlayıp yine o kadar süre geç biteceği alternatiflerle çalışma saatlerinin yeniden ayarlanacağı yönünde bir öngörü var. Bunun dışında bazı pozisyonların part-time çalışarak çalışanları öğleden önce ve öğleden sonra iki farklı grup şeklinde alacağı departmanlar olabilir. Bazı şirketlerde uygulaması mümkün olan pozisyonlar için home ofis, bazı pozisyonlar için de haftanın belli günleri home ofis çalışma belli günleri şirkette bulunma şeklinde programlar yapılabileceği tahmin ediliyor. Bütün bu esnek çalışma biçimleri şirketin yaptığı işe, iş akış süreçlerine ve departmanların uygunluk durumuna göre tercih edilecektir. 

İş Arkadaşları ile Sosyalleşme Şekli Değişecek.

Çalışma şekli, saatleri ve ofis dizaynında yaşanan değişiklikler elbette iş arkadaşları ile iletişim ve sosyalleşme düzenini de değiştirecektir. Artık eskisi gibi kalabalık geziler, piknikler, konserler ve buluşmalar çok fazla tercih edilmeyecek. Bunun yerine daha küçük gruplar halinde belli departmanlara bölünerek sosyal etkinlikler düzenlenecek olması büyük bir olasılık.   

İş Seyahatleri ve Yüz Yüze Toplantılar Eskisi Kadar Fazla Yapılmayacak.

Covid-19 salgını süresince yurt dışı gezileri iptal edildi, gerek yurt dışı gerekse yurt içi toplantılar telekonferans, Skype, Teams, Zoom gibi online platformlar üzerinden görüntülü ve sesli olarak gerçekleştirilmek zorunda kalındı. Fakat zamanla bu zorunluluğun aslında büyük bir kolaylık olduğu anlaşıldı. 

İş seyahatleri yerine telekonferans şeklinde müşterilerle ve iş ortakları ile görüşme hem zaman hem de maliyet bakımından çok ekonomik ve bir o kadar da işlevseldir. Bu nedenle Covid 19 sonrası işe geri dönüş ile birlikte artık eskisi kadar yurt dışı seyahati yapılmayacağı, hatta şirket içinde kalabalık görüşülecek toplantıların bile online olarak yapılmasının tercih edileceği önemli bir öngörüdür. 

Büyük ve küçük işletmelerin çoğu şimdiden Covid sonrası işe dönüş planlarını yaptı. Bu planlamalarda başarılı olabilmek adına yapılması gereken en önemli şey esnekliğe yer vermektir. Böylece Covid 19 sonrası işe geri dönüş ile birlikte hayata geçen değişiklikler henüz deneme sürecindeyken olumsuzlukları ortadan kaldıracak şekilde revize edilebilecek. Bu da yeni düzenin gelecekte çok daha verimli ve başarılı bir çalışma ortamı getirmesine neden olacaktır.