Kendinizi adeta bir çarkın içerisinde sürekli yeni hedefler peşinde koşarken ve hiçbir şeye tam olarak yetişememiş halde buluyorsanız zaman yönetimi konusunda rehberliğe ihtiyacınız var demektir. Bu kapsamlı rehberde zamanı yönetmek konusunda ustalaşmanızı sağlayacak önemli teknikleri, ipuçlarını ve stratejileri keşfederek hem profesyonel hem de kişisel hedeflerinize ulaşma yolunda önemli bir adım atabilirsiniz!
Zaman Yönetimi Nedir?
Zamanı bir sanat olarak görüp onda ustalaşmak için öncelikle “zaman yönetimi nedir?” sorusuna yanıt vermekte fayda var. Zaman yönetimi, en basit haliyle tamamlanmayı bekleyen tüm aktiviteler için süreyi ve enerjinizi en iyi şekilde kontrol etme süreci olarak ifade edilebilir. Temel olarak bu süreci doğru şekilde yönetmenin amacı; hedeflerinize daha kolay bir şekilde ulaşabilmek için belirli aktivite ya da eylemlere harcadığınız enerji ve zamanı en etkili şekilde kullanabilme gücüne sahip olmaktır.
Zaman Yönetiminin Temel İlkeleri Nelerdir?
Zaman yönetimi hem profesyonel dünyada hem de kişisel hayatınızda hedeflerinize doğru ilerlerken her günü düzenli ve üretken şekilde tamamlamanızı sağlayan önemli bir beceri setidir. Her beceri setinde olduğu gibi zaman yönetimi sanatında da ustalaşabilmek için temel ilkeleri içselleştirerek hayatınıza dahil etmeniz önemli. Hedefleriniz doğrultusunda planlama yapmadan önce size rehberlik edebilecek zaman yönetiminin 5 temel ilkesini aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz:
|
Zaman Yönetimi İlkeleri |
Uygulama Önerileri |
|
Zamanı en iyi şekilde yönetebilmenin ilk ve en önemli ilkesi, hangi görevlerin daha acil ya da önemli olduğunu Eisenhower Matrisi ya da ABCDE metodu gibi tekniklerle belirleyerek önceliklendirmektir. |
|
Bir görevin en iyi şekilde üstesinden gelebilmek için bir diğer önemli temel ilke Pomodoro gibi tekniklerden yararlanarak çalışma süresini planlamaktır. |
|
Zamanı yönetme konusunda ustalaşabilmek için her görevi üstlenmek yerine ekip üyeleri arasında delegasyonu sağlamayı ve devretmeyi öğrenmelisiniz. |
|
Hem teknolojik uyarıcılardan hem de fiziksel dikkat dağıtıcılardan uzaklaşarak kendinize üretkenliği maksimum seviyeye çıkarabilecek ergonomik, doğal ve düzenli iş ortamını yaratmalısınız. |
|
Küçük hedefler belirleyerek, istikrar sağlayarak ve gerektiğinde destek talep ederek yararlı alışkanlıklar edinmeli, aynı zamanda öz disiplini geliştirmek için kendinizi eğitmelisiniz. |
Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Zamanı iyi kullanmak konusunda ustalaşmak istiyorsanız, doğru yönetim araçları ve teknikleri ile genel anlamda planlama ya da organize etme yeteneklerinizi geliştirmeniz önemli. En etkili zaman yönetimi teknikleri ile iş hayatında kaçırılan teslim tarihlerine son verebilir, maksimum üretkenlik için kısa sürede zamanı kontrol etme kasını geliştirebilirsiniz.
Pomodoro Tekniği
Zaman yönetimi tekniği söz konusu olunca adını en çok duyabileceğiniz yöntemlerin başında Francesco Cirillo tarafından geliştirilen Pomodoro metodu yer alır. Cirillo'nun yarattığı domates şeklindeki zamanlayıcının İtalyanca adından ilham alan bu teknikte yapmanız gereken tüm görevler 25 dakikalık çalışma aralıklarıyla ve 5 dakikalık molalarla planlanır. Özellikle belirli görevlere odaklanmakta zorlanıyorsanız Pomodoro tekniğini deneyerek çalışma ile mola süresini dengeli bir şekilde yönetebilir, hedeflerinize doğru her gün planlı olarak ilerleyebilirsiniz.
Eisenhower Matrisi
- Dünya Savaşı sırasında Dwight Eisenhower tarafından geliştirildiği için onun ismiyle anılan Eisenhower Matrisi, aslında zaman yönetiminin ilk ilkesi olan önceliklendirmeye hizmet eder. Eisenhower Matrisi sayesinde her görevi öncelik sırası doğrultusunda listeleyerek önemliler için aksiyona geçme ve diğerlerini bekletme becerisi elde edebilirsiniz. Bu teknik için görevlerinizi 4 ana kadran etrafında sıralayarak önceliklendirmesini yapabilirsiniz:
- Acil ve önemli (Yap): Kadranın sol üst köşesinde yer alan bu görevler göz ardı edilemeyeceği için öncelikli yapmanız gerekenlerdir ve hedefleriniz üzerinde doğrudan etki sahibidir.
- Acil değil ama önemli (Planla): Kadranın sağ üst kısmındaki acil olmasa dahi uzun vadede hedeflerinize doğru üretken ve verimli şekilde ilerleyebilmeniz için yapmanız gereken görevleri ifade eder.
- Acil ama önemli değil (Delege et): Kadranın sol alt kısmında yerleştirilen bu görevler aciliyeti olan ancak ilerleme kaydetmeyen görevler olduğundan mümkünse delege etmek gerekir.
- Acil değil ve önemli değil (Sil): Kadranın sağ alt kısmında yer alan bu görevlerin hedefle ilgili olmadığından iptal edilmesi en doğrusudur.
ABCDE Metodu
ABCDE metodu hedefe ulaşmanızı sağlayacak önemli görevlere odaklanmanızı sağlayan ve önceliklendirme ilkesine hizmet eden zaman yönetimi yaklaşımları arasında yer alır. ABCDE metodu özellikle üretken erteleme tuzağına düşmekten kurtularak hedef yolunda küçük, ancak önem açısından öncelikli görevleri birinci sıraya eklemenizi sağlar. A görevleri arasında en azından 3 farklı iş olmalıdır ve bu tamamlanmadan B görevlerine geçiş yapmamak gerekir. Kısacası; her görevi öncelik listesindeki gibi tamamladıktan sonra alfabedeki önceliği takip ederek devam etmelisiniz:
- A Görevleri: Ofiste geçirdiğiniz bir gün için en elzem görevler listesinin başında gelen A görevlerini tamamlayıp üstünü çizmediğiniz takdirde sonuçları büyük olur.
- B Görevleri: B görevleri de öncelik listesinde yer alır ancak, gün içerisinde tamamlamadığınız takdirde sonuçları A kadar majör değildir.
- C Görevleri: Öncelik sırası olarak üçüncü olan C görevlerini yapılacaklar listesine alabilirseniz olumlu sonuçları gerçekleşir, ancak tamamlamadığınız takdirde hiçbir sonuçla karşılaşmazsınız.
- D Görevleri: Sondan bir önce yer alan D görevleri genellikle sizin tarafınızdan gerçekleştirilmesi elzem olmayan, çoğunlukla delege edebileceğiniz işlerdir.
- E Görevleri: Bu yöntemdeki en önemsiz kalem olan E görevleri ise hedefleriniz arasından tamamen silebileceğiniz, gelişiminize katkı sağlama potansiyeli bulunmayan işleri kapsar.
Zaman Yönetimi ile Başarıya Ulaşmak için İpuçları
Etkili zaman yönetimi tekniklerinden yararlanmak, hedefleriniz için daha rasyonel ve stratejik hamleler atma, aynı zamanda becerilerinizi geliştirme konusunda fayda sağlar. Ancak zaman yönetimi ile başarıya ulaşmak için çalışma ortamından teknolojik araçlara ve dinlenme molarına kadar daha fazlasına ihtiyacınız olduğu da bir gerçektir. Daha kapsamlı bir perspektiften “Zaman yönetimi nasıl yapılır?” diye merak ediyorsanız en etkili ipuçlarını keşfederek yaşam tarzınızı değiştirmekle başlayabilirsiniz.
Verimli Çalışma Ortamı Oluşturma
Günün önemli bir kısmında kullandığınız masa ya da sandalye gibi ofis mobilyalarını anatomik olarak kendinizi iyi hissetmeniz için ergonomik seçimler yapmak verimlilik adına atabileceğiniz en iyi adım olabilir. Benzer şekilde klavye ya da mouse gibi elektronik donanımları da olabildiğince ergonomik özellikler çerçevesinde tercih ederek iş ortamınızı verimli hale getirebilirsiniz.
Söz konusu çalışma ortamı olunca doğal ışık koşullarını oluşturmak da çalışanların kendilerini daha fazla üretken hissetmelerini sağlayabilir. Her çalışma ortamı doğal ışık almasa da yapay aydınlatma araçlarını naturale yakın şekilde seçmek ve özellikle mavi ışık korumasından yararlanmak göz yorgunluğuna karşı önlem olabilir. Son olarak verimliliği en üst düzeye taşımak için çalışma ortamınızı mümkün olduğu kadar düzenli, dağınıklıktan uzak ve sistematik tutmaya da dikkat etmelisiniz.
Teknoloji Kullanarak Zaman Yönetimi
Günümüzde her ne kadar teknoloji zamanınızı en çok çalan unsurlardan olsa da doğru kullanıldığında bir o kadar destekleyici olabilir. Bu oksimoronu aşarak yeni dünya düzeninde başarıyı garantilemek için genel verimliliği artırabilecek teknoloji ve araçları uygun şekilde kullanmalısınız.
Özellikle görevlerinizi doğru bir şekilde planlamak için “to do list” oluşturmanıza yardımcı olabilecek, aynı zamanda yaklaşan işler için hatırlatıcı rolü olan Todoist, Asana ve ClickUp gibi düzenleyici uygulamalardan yararlanabilirsiniz. Öte yandan, hedeflere doğru ilerlerken ekibinizle iletişim sürecini kolaylaştırmak ya da üretkenliği artırmak için Fellow veya Google Task gibi teknolojik araçları da mutlaka denemelisiniz.
Dinlenme ve Mola Sürelerinin Planlanması
Zaman yönetimi başarısı büyük ölçüde hedefleriniz için yeniden şarj olmanıza ve odaklanmayı sürdürmenize yardımcı olacak molaları doğru şekilde planlamaktan geçer. Bu nedenle hem gün içerisinde hem de haftalık, aylık ya da yıllık rutinlerde tutarlı molalar ve rahatlama dönemleri planlamalısınız.
Rahatlama ve mola dönemlerine hobilerinizi yerleştirdikten sonra mümkünse hem mental hem de fiziksel gelişiminize katkı sağlayabilecek yararlı aktiviteler yapmalısınız. Bu, toplantı arasında 5 dakikalık esneme egzersizi ya da yoga kampları ya da mindfulness çalışmaları gibi aktiviteler olabilir.
Kişisel Zaman Yönetimi Stratejileri
Dünyada milyonlarca dikkat dağıtıcı varken, kişisel zaman yönetimi becerilerinde ustalaşmak her zamankinden çok daha zor gibi görünebilir. Ancak sosyal medya uyarıları, haber güncellemeleri, kısa mesajlarınız veya e-postalar trafiğinde zamanınızı etkili şekilde yönetebilmek için deneyebileceğiniz bazı stratejiler mevcut:
- Hedefinizi belirleyin: Hedefler her zaman profesyonel ya da akademik başarılar için değildir, hayatta sizi motive eden tutkunu olduğunuz alanları bulmak da kişisel zaman yönetiminizdeki ilk adımınızdır.
- Ertelemeyin: Çağımızın en büyük sorunlarından olan procrastination yani erteleme davranışından uzak kalmak için bahanelerin arkasına sığınmadan harekete geçmelisiniz.
- Tek göreve odaklanın: Multitasking (çoklu görev) sizi aynı anda çok fazla iş başarmış gibi hissettirse de verimliliğinizi olumsuz etkileyebileceğinden zamanı tek görev için kullanmalısınız.
- Teslim süresi belirleyin: Görevlerin bitiş süresini belirlemek kişisel hayatınızda ertelemeden uzak kalarak zamanı en iyi şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.
- Check atın: Hedeflerinizi tamamladıktan sonra ister not defterinizden isterseniz uygulama üzerinden silerek motivasyon duygunuzu güçlendirmelisiniz.
Zaman Yönetimi İçin En İyi Planlama Araçları
Gün içerisinde pek çok sorumlulukla baş etmek zorunda olduğunuz iş hayatında veya özel yaşamınızda kaliteli zaman yönetimi için teknolojiye başvurabilirsiniz. Etkili zaman yönetimi için en iyi planlama araçları önerilerini deneyebilir, hayatınızı düzenlemek için bu uygulamalardan bazılarını kullanmaya başlayabilirsiniz:
- Todoist: İş hayatında her zaman sakin ve odaklanmış şekilde kalabilmek için en popüler listeleme uygulamalarından biri olan Todoist’in sunduğu yapılacaklar listesi ve kişiselleştirilmiş görev yöneticisinden destek alabilirsiniz.
- Asana: Proje yönetimi ve deadline uyumu açısından kontrol sağlayan kapsamlı Asana uygulaması ile bireysel görevleri takip etmeyi daha pratik ve kolay hale getirebilirsiniz.
- ClickUp: ClickUp'ın görev yönetimi yazılımı ile hem bireysel anlamda hem de ekip olarak verimli bir iş akış planlaması oluşturabilir, iş hayatındaki önemli görevleri takip etme fırsatı bulabilirsiniz.
- Fellow: Fellow ile toplantı sırasında ya da sonrasında kullanabileceğiniz ve stratejik açısından önemli gündem veya eylem maddeleri oluşturarak zamanı çok daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.
- Google Task: En ulaşılabilir ve sade araçlardan olan Google Task ile yapılacaklar listesi oluşturmak, deadline belirlemek, görev düzenlemek veya hatırlatıcı oluşturmak gibi görevlerin üstesinden gelebilirsiniz.
Siz de hedeflerinize doğru ilerlerken zamanı daha iyi yönetebilmenizi sağlayacak imkânlara erişebilmek için eOfis’in hazır ya da sanal ofis çözümlerinden yararlanabilirsiniz!
