Uzaktan Çalışan Ekiplerin Verimliliği Nasıl Artırılır ?

Uzaktan çalışma modeli uzun yıllardır uygulanıyor olsa da özellikle pandemi döneminde ortaya çıkan zorunluluk nedeniyle yaygınlık kazandı. Herkes için oldukça zorlu geçen bu sürecin ardından da şirketlerin büyük bir kısmı uzaktan çalışmaya devam etme kararı alırken bir kısmı ise uzaktan ve geleneksel modeli birleştiren hibrit çalışma biçimleri geliştirmeye yöneldi.

Çalışanlar açısından uzaktan çalışmaya bakıldığında ise büyük bir çoğunluğun bu modeli benimsediği oldukça açıktır. Owl Labs tarafından Amerika özelinde yürütülen çalışma kapsamında çalışanların %62’si esnek çalışma modelleri için maaşlarında kesintiye hazırken %4’lük bir kesim ise bu seçeneklerin sunulmadığı durumda iş değişikliği yapabileceklerini söylüyor. İş süreçleri uzaktan çalışma modeliyle uyumlu şirketler, uzaktan çalışma modelini uygulamaya başladıktan sonra ilgilenmeleri gereken konular da farklı bir hal aldı. 

İşverenler ve yöneticiler için her biri farklı konumlarda bulunan çalışanların uyum içerisinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak, çözülmesi gereken ana konu başlıklarından biri oldu. Gelin, uzaktan çalışan ekiplerin verimliliğini nasıl artırabileceğinize değinmeden önce uzaktan çalışma nedir ve neden önemlidir sorularına yanıt verelim.

Uzaktan Çalışma Nedir ve Neden Önemlidir?

Remote yani uzaktan çalışma aslında aslında uzun yıllardır var olan ancak oldukça kısıtlı bir kesim tarafından uygulanan çalışma modelidir. Çalışanların evden, ortak çalışma alanlarından, kafe veya kütüphane gibi dünyanın herhangi bir noktasından çalışabilmesine izin verilen modeldir. Geçmişte bu kadar yaygın olmayan ve işverenlerin tercih etmediği uzaktan çalışma için yaşadığımız COVID-19 pandemisi adeta bir dönüm noktası oldu. İşverenlerin zorunlu bir şekilde uygulamaya geçtiği uzaktan çalışmanın hem çalışanlar hem de işveren için faydalarının birinci elden deneyimlenmesini sağlayan bu süreç iş hayatının yeniden şekillenmesine yol açtı.

Peki, uzaktan çalışma neden önemlidir? Uzaktan çalışmanın çoğu zaman çalışanlar için avantajlı olduğu düşünülse de aslında işveren için de birçok avantajı barındırır. Uzaktan çalışma sistemini uygulayan şirketler onlarca hatta yüzlerce çalışanı bir araya getirecek ofislerin maliyetlerinden tasarruf edebilir. Hala bir ofis ihtiyacı olsa da çok daha minimal ve giderleri düşük ofisler yeterli hale gelir. Uzaktan çalışmanın işverenler için bir diğer büyük avantajı ise yetenek arayışında lokasyona bağlı olmadan dünyanın herhangi bir yerinden şirkete değer katacak çalışanların bulunmasına imkan sağlamasıdır. Çalışanlar için ise uzaktan çalışma zaman ve paradan kazanç sağlar. Ofise gitmek için harcadığınız zaman size kalırken aynı zamanda yol masrafları, yemek ve kahve ücretleri size kalacaktır. Ayrıca sadece işiniz orada olduğu için belirli bir şehre veya konuma bağlı kalmanızda gerekmez. Tüm bu avantajların işveren ve çalışan için son derece faydalı olması ve özellikle çalışanlar tarafından daha da talep edilir hale gelmesi uzaktan çalışmayı önemli bir konuma getirir.

Uzaktan Çalışan Ekiplerin Verimliliği Nasıl Artırılır?

Uzaktan çalışma, avantajları ile ön planda olsa da bazı zorlukları da beraberinde getirir. Uzaktan çalışanların kendini ekiplerinden ve şirketin geri kalanından izole hissetmesi, öz disiplin ve motivasyon konusunda desteğe ihtiyaç duyması, iş-yaşam dengesinin sağlanamaması, saat dilimi farklılıkları gibi birçok zorluğu barındırır. Ancak gerçekleştirilen araştırmalar, tüm bu zorluklar başarıyla ele alındığı takdirde uzaktan çalışma modeli sayesinde çalışanların %62’sinin çok daha üretken hissettiklerini ortaya koyuyor. Uzaktan çalışma modelinde verimlilik artırma çalışmaları için ise dikkatle ele alınması gereken birkaç husus bulunuyor.

Hedef Belirleme ve Görev Dağılımı

Uzaktan çalışma sisteminin başarıyla işleyebilmesi için kısa ve uzun vadeli hedeflerin belirlenmesi, görev dağılımı ve planlama süreçlerinin itina ile gerçekleştirilmesi önem kazanır. Hedef belirleme ve görev dağılımı aşamasında proje üzerinde beraber çalışan tüm paydaşların bir arada karar alması sağlanmalıdır. Böylece birbirinden bağımsız iki ayrı ekip yerine hangi işin ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirileceğinin bilindiği, uyum ve iletişimin öne çıktığı bir çalışma planı hayata geçirilebilir. 

Ekipleriniz için gerçekçi ve net hedefler belirlemek motivasyon ve verimliliği doğrudan etkiler. Çalışanların belirli bir süre içerisinde ulaşılması imkansız hedefler uğruna çaba sarf etmesini beklemek yanlıştır. Bu tutum fayda sağlamak yerine elde edilen başarısızlık, motivasyon kaybına neden olacaktır. Ayrıca yapılacak işin zorluğu ve harcanması beklenen zaman belirlenmeli ve görev dağılımı sırasında eşit bir şekilde davranılmalıdır. Böylece ekibin her bir üyesi eşit şekilde emek sarf ettikleri konusunda emin olur.

Düzenli İletişim Kanalları Kurma

Ofis ortamında çoğu zaman farkına varılmasa da çalışanlar, yöneticiler ve işverenler arasındaki iletişim son derece güçlüdür. Hızlı bir şekilde gerçekleşen fikir alışverişleri, yardımlaşmalar, toplantılar, geri bildirimler veya molalar sırasında sosyalleşmeyi sağlayan ayaküstü sohbetler şirket içi iletişimi güçlü tutar. Uzaktan çalışmada ise bu iletişimin ortadan kalkması iş süreçlerinin yavaşlamasına ve hatta işlemez hale gelmesine neden olabilir. Aynı zamanda bu iletişim sorunları, çalışanların kendisini yalnız hissetmesine ve şirketin bir parçası olarak görmemeye başlamasına yol açar.

Teknolojik araçları kullanarak şirket içi iletişimi canlı tutmak uzaktan çalışan ekiplerin verimliliğini artırmak için son derece önem arz eder. Şirket içi bilgi aktarımını sağlarken çalışanların kendini bir bütünün parçası olarak hissetmesine de katkı sağlar. Ayrıca iş süreçlerinin akıcı bir şekilde ilerlemesine yardımcı olurken ekipler arasındaki uyumu da destekler.

Performans Takibi ve Geri Bildirim

Geleneksel çalışma sistemine kıyasla uzaktan çalışma sadece konum değil aynı zamanda çalışma saatleri konusunda da esnekliği beraberinde getirir. Çalışanlar için hala mesai saatleri söz konusu olsa da çalışan değerlendirme süreci bu mesai saatleri üzerinden değil daha çok yapılan iş ve performans üzerinden yürütülmelidir.

Söz konusu uzaktan çalışma olduğunda performans takibi ve etkili geri bildirim sistemi çok daha önemli hale gelir. Uzaktan çalışan ekiplere esneklik sağlarken karşılıklı güven ve oluşturulan liderlik sistemi ön plana çıkar. Ekiplere, hedeflere ulaşma konusunda özerklik sağlamak kendi iç dinamiklerini oluşturma konusunda faydalıdır. Ancak burada sergilenecek zayıf liderlik çalışan verimliliğini olumsuz olarak etkileyebilir. Performans takibi ise bu noktada en büyük yardımcınızdır. Çalışan performansını yakından takip ederek ve bu sisteme dayalı bir değerlendirme sistemi sunmak verimlilik düşüşünün önüne geçer. Aynı zamanda çalışanlar açısından da hesap verilebilirlik sunduğu ve çalışmalarının görünürlülüğünü artırdığı için pozitif olarak karşılanır.

Uzaktan çalışma ekip performansı için iletişim ve geri bildirimlerin önemi yüksektir. Geri bildirimler sayesinde işveren ve çalışan arasındaki iletişimi güçlendirirken iş akışlarının iyileştirilmesine ve verimliliğin artmasına yardımcı olur. Yine hedeflere ulaşılması ve başarı elde edilmesi durumunda takdir içeren geri bildirimler çalışan motivasyonunu iyileştirir.

Uzaktan Çalışma için En İyi Teknolojik Araçlar

Uzaktan çalışma stratejileri söz konusu olduğunda işveren, yönetici ve çalışanların en büyük yardımcısı teknolojidir. Geleneksel çalışma biçiminde dahi kullanılan proje yönetimi ve iletişim araçlarının etkisi yadsınamazken uzaktan çalışma için ise adeta vazgeçilmez hale gelirler.

Proje Yönetim Araçları

Proje yönetim araçları, uzaktan çalışan ekiplere iş süreçlerinin kontrolü ve verimliliğin sağlanması konusunda yardımcı olur. Uzaktan çalışan ekipler tarafından en çok tercih edilen proje yönetim araçları ise şunlardır:

• Jira
• ClickUP
• Basecamp
• Monday
• Asana

Ekip İletişim Araçları

Uzaktan çalışmayla şirket içi iletişim de tamamen dijital ortamdan gerçekleşir. Özellikle ekip içerisindeki iletişimin aksamaması için ekip iletişimine odaklanan yazılımlara ihtiyaç duyulur. Uzaktan çalışan ekipler tarafından sıklıkla kullanılan araçlar ise şöyledir:

• Slack
• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Discord

Uzaktan Çalışma Performans Takibi ve Geri Bildirim Nasıl Etkili Kullanılır?

Uzaktan çalışma sisteminin ayrılmaz bir parçası olan performans takibi, üzerinde durulması gereken konulardan biridir. Çalışanların verimliliğini artırmak ve performanslarını çok daha iyi bir seviyeye getirmek için performans yönetimiyle birlikte karşılıklı geri bildirim sisteminin etkili bir şekilde kullanılması beklenir. 

Ekiplerin yanı sıra çalışanların da bireysel olarak belirli aralıklarla geri bildirimde bulunduğu bir sistem oluşturulması gerekir. Oluşturulan geri bildirim sistemi sık ve düzenli aralıklarla yapılan birebir görüşmelerden meydana gelmelidir. Bu görüşmeler sırasında işveren ve çalışanın birbirleri hakkındaki talepleri açık bir şekilde ortaya konmalıdır. Böylelikle çalışanın performansını değerlendirmenin yanı sıra yeteneklerinin ön plana çıkarılması, verimlilik artışı için atılması gereken adımlar ve çalışan kariyer yönetimi konusunda gerekli bilgiler edinilebilir.

Uzaktan çalışma modelini benimsemiş şirketler ve uzaktan çalışanlar için farklı ofis seçenekleri eOfis’de sizi bekliyor. Tek bir ofise bağlı kalmadan, ideal çalışma ortamına uygun maliyetler ile sahip olabilirsiniz.