Geleneksel ve sanal ofis birbirlerinden oldukça farklı iki kavram olarak karşımıza çıkıyor. Bu nedenle ofis tutmak isteyen girişimciler bu iki kavram arasındaki farkları sıklıkla merak ediyor. Günümüzde uzaktan çalışma seçeneğinin yaygınlaşması ile kişilerin fark ettiği en büyük gerçeklerden birisi birçok işletmenin sanal ortamda da çok başarılı olabileceğidir.
Ancak her işletmenin dinamikleri, iş anlayışı ve yapısı aynı şekilde işlemez. Bu nedenden dolayı her iki ofis sisteminin ayrıcalıkları ve faydalarını bilmek önemlidir. Geleneksel ve sanal ofis arasında bir seçim yaparken karar vermenizde etkili olabilecek birkaç kriter hemen aklınıza gelmiş olabilir.
Fiziksel ofis kiralarının maliyetini ya da sanal bir ofisle profesyonel bir görünüm elde etmek gibi noktaları düşünmüş olabilirsiniz. Peki ne zaman sanal ofis tercih edilir? Geleneksel ofis tutmak daha mı avantajlı? Sanal ofis her ihtiyacınızı karşılar mı? İşte tüm bu sorularınıza cevap bulabileceğiniz, geleneksel ve sanal ofis seçiminde göz önünde bulundurmanız gereken kriterleri sizin için derledik.
Geleneksel ve Sanal Ofis Seçim Kriterleri
Geleneksel ya da sanal bir ofis kiralamadan önce düşünmeniz gereken çeşitli faktörler vardır. Bu faktörler ise en temelde;
- Net gelir miktarınız
- İşletmenizin büyüklüğü
- İş sürecinizin sanal ortama taşınabilirlik oranı
öncelikli olarak göz önünde bulundurulması gerekenlerdir. Bunların yanında ise ihtiyaçlarınızı belirlemeniz gerekir. Örneğin yukarıdaki kriterler sanal ofis seçimine uygun ve ihtiyaçlarınız ise;
- Video konferans
- Kurumsal telefon hattı
- Canlı resepsiyon hizmetleri
- Toplantı odaları
- Posta – kargo avantajları
- Telekomünikasyon servisleri
olarak sıralanıyorsa bir sanal ofis sistemi tercih etmeniz ihtiyacınız olan çalışma sisteminiz açısından daha uyumlu olabilir. Tüm bu ihtiyaç duyduğunuz hizmetleri size sağlayan bir sanal ofis paketi maliyetlerinizi düşürmenizde ve işletme gereksinimlerini karşılamanızda size yardımcı olur.
İş dünyasının farklı çalışma şekilleri ve yöntemleri olabilir. Bu nedenle tam zıt şekilde bir personel çalıştırma ihtiyacınız var ise kısaca faaliyette bulunduğunuz sektör bunu gerektiriyorsa ve geleneksel olarak tabir edilen bir ofise gereksinim duyuyorsanız sanal ofis paketleri işinize yaramayabilir.
Geleneksel ofisler kolay işleyişi, personel ve şirket kültürü sayesinde hızlı bir şekilde yaygınlaşmış ve günümüzde de sıkça tercih edilen ofislerdir. Bu tip ofislerde işlerin yüz yüze yürütülmesi güven, verimlilik ve insan ilişkileri açısından avantajlıdır. İletişim ise pratik ve kolaydır.
Geleneksel Ofislerin Sunduğu Ayrıcalıklar
Geleneksel ofislerin sunduğu ayrıcalıklar genel anlamda bilinse de değeri tam olarak anlaşılamamıştır. İşinizi geleneksel bir ofiste yürütmenin sunduğu imkânlar;
- Özel çalışma alanı
- Paylaşımlı ekipman
- İşletme adresi
- Çalışma arkadaşları arasında yüz yüze iletişim
- Müşteriye karşı esnek davranma avantajı
- Paylaşımlı telefon ve internet ağı
- Ekip ruhu ve motivasyon avantajı
söz konusudur. Bu sayede ofis içerisinde iş birliği ve inovasyon gibi unsurlar doğal olarak kendiliğinden gerçekleşir. Toplantı gibi her personelin katılacağı etkinlikler daha kolay düzenlenir.
Sanal Ofislerin Sunduğu Ayrıcalıklar
Sanal ofis denildiğinde akla ilk başta fiziksel bir alanı olmayan, koruma ya da personel maliyeti olmadan profesyonel imaj sunma yeteneği olan ofis türü akla gelmektedir. Ancak sanal ofis türünün sunduğu başka imkanlar da mevcuttur;
- Farklı konumlarda, saatlerde çalışan insanların bir sınırlama olmadan çalışabilmesi
- İş-yaşam dengesini çalışanların ayarlayabilmesi,
- Yol masrafı ve gereksiz zaman kaybı olmaması
- Personel kısıtlaması olmaksızın sınırsız işe alım avantajı
- Web tabanlı yazılımların aktif olarak kullanılması
- Küçük sermayeli şirketlerin faydalanması
gibi çeşitli avantajlar sıralanabilir. Bu avantajlar arasından ise sizin kendi ihtiyaçlarınızı, isteklerinizi karşılayan ve şirket vizyonunuza hizmet edebilecek olan ofis türünü tercih etmeniz gerekir.
