Geleneksel ofis anlayışını bırakamayan üst düzey yöneticilerin bile zaman içinde hazır ofisleri tercih etmelerinin en büyük nedeni de bu avantajlardır. CBRE tarafından yapılan bir araştırmanın sonuçları, personelin esnek çalışma alanları istediğini göstermektedir. Ankete göre şirketlerin %56’sı, hazır ofise yönelmeye başlamıştır. Ayrıca %82’si de esnek ofis alanı sunan binaları tercih etmeye başlamışlardır. Esnek ofis alanları, hazır ofisler arasında en çok kullanılan sistemdir. Yönetilen ya da ortak çalışma alanları olarak isimlendirilen hazır ofisler, kiralama esnekliğini, her şey dâhil hizmet ve birçok teknolojik olanaklarla birleştirir.
Hazır Ofis Nedir?
Hazır ofislerin genellikle, donanımı ve iç dekorasyonu tamamen çalışana yönelik olarak hazırlanmış kısa vadeli kiralık alan ya da bina olarak tanımlanır. Bu tip ofisler, tek bir kişi ya da kuruluş tarafından işletilir. Tesis yönetimi, resepsiyonda çalışacak kişiler, ortak alanda tüketilen her şey ve kullanılacak teknoloji gibi hizmetleri içeren çeşitli paketler ile pazarlanır. Hazır ofislerin iç dekorasyonları da konseptleri kadar pratik olur. Dekorasyon, şirketin ihtiyaç duyacağı teknolojik imkanlar ve ofiste yaşayacak kişilerin ergonomik çalışma imkanına sahip olması üzerine kurgulanır.
Günümüzde hazır ofisler, esnek çalışma alanları haline gelmiştir. Ortak hizmetlere erişimi olan 1 ya da 50 üzeri kişilik ekipler için hazırlanan özel ofislerden, tam kat ya da binanın tamamı olacak şekilde değişebilir. Bazı hazır ofislerde şirketler tüm alanları aynı kurumsal kültürde tutmak için hazır ofisi tüm bina ve altyapısı ile birlikte kiralayarak kendi ofisleri gibi kullanırlar. Ancak kira stopajı, teknik altyapının güncellenmesi, tamiri ya da binada oluşacak tamir işleri ile ilgilenmezler.
Hazır Ofis Alanları Nasıl Çalışır?
Hizmet verilen ofis alanları, geleneksel ofislerden farklı olarak uzun vadeli kiralama koşulları ve kiralanan yapıdaki maliyetleri ortadan kaldırır. Bu sermaye harcamaları içinde tasarım, inşaat, dekorasyon ve tesis yönetim giderleridir. Hazır ofislerde kira süreleri bir ay kadar kısa olabilir ya da birkaç yıla kadar uzatılabilir. Kira ücreti karşılığında işletme sahibi, kiralayan kişi ya da kuruluşa özel, mobilyalı bir ofis alanı sağlar. Ayrıca ofis deneyimi ile ilgili tüm hizmet ve olanaklarla da ilgilenmek zorundadır. Bu hizmetler ve olanaklar genellikle şunları içerir:
- Ofis Tasarımı ve İnşa Süreci: Hazır ofis sahibi olan kişiler, kiracıları için, binadaki diğer ofislerde olan tüm olanakları sağlar. Ayrıca ofis alanı düzenini, şirketlerin kişiselleştirmeleri ve markalarını ofis dekorasyonu ile birleştirmeleri için hizmeti sağlayan kişi ya da kuruluş sunar.
- Dekorasyon Malzemeleri: Çalışma istasyonları, ofis koltukları, kanepe, ortak alan koltukları ve daha fazla temel ihtiyaçlar, halı, çeşitli objeler gibi dekoratif unsurlar dâhil olmak üzere eksiksiz şekilde, ergonomik iç dekorasyon sağlar.
- Tesis Yönetimi: Hazır ofisler, kiracılara tam olarak yönetilen bir çalışma alanı sağlar ve buna temizlik hizmetleri, yiyecek ve içecek tedarikçileri, teknoloji bakımı ve daha fazlası gibi tesis yönetimi hizmetleri dâhildir .
- Teknoloji ve BT Desteği: Hizmet verilen ofisler, internet ve telekom hizmetleri, Wi-Fi, güvenlik hizmetleri, yazıcılar, LCD ekranlar, video konferans donanımı ve daha fazlası gibi teknolojilerle birlikte gelir. Bu, kiracıların taşınma maliyetlerini ve taşınma sürelerini azaltır.
- Resepsiyon ve İdari Destek: Hazır ofislerde ortak bir özellik, resepsiyon ve idari personel hizmetleridir. Bu, ofis malzemeleri ve satıcı ilişkilerinin yanı sıra çalışan ve ziyaretçi deneyimini yöneten yerinde ekipleri içerebilir.
- Olanaklar, Avantajlar ve Yiyecek ve İçecek Seçenekleri: Ortak çalışma alanlarını düşünüyorsanız, genellikle ofis olanaklarını ve avantajları düşünürsünüz. Hazır ofisler farklı değildir ve genellikle kiracılara ücretsiz atıştırmalıklar ve içecekler, kafe alanları, tesis içi fitness merkezleri ve daha fazlası gibi olanaklar sunar.
- Toplantı ve Etkinlik Alanı: Belirli çalışanlar için çalışma alanları ve özel ofislerin yanı sıra, hazır ofislerde kiracıların kullanması için toplantı ve etkinlik alanları da bulunmaktadır. Daha küçük hazır ofisler sunan bazı sağlayıcılar, bu çalışma alanlarını paylaşılan, isteğe bağlı toplantı alanlarıyla tamamlayacaktır.
Hazır Ofislerin Faydaları Nedir?
Hizmet verilen ofis alanları bir tür esnek çalışma alanı olduğundan, şirketler için faydaları çoktur. Temel faydalar şöyledir:
- Esnek Kiralama Koşulları: Geleneksel kiralamalar en az 10-15 yıllık bir taahhüt gerektirir. Buna karşılık, hazır ofisler, birkaç aydan birkaç yıla kadar değişebilen esnek kiralama koşullarına sahiptir. Bu, şirketlerin alan planlamalarında daha çevik olmalarına ve ihtiyaç duydukları anda ihtiyaç duydukları alan miktarını üstlenmelerine olanak tanır. En önemlisi, şirketler, işleri geliştikçe alan ihtiyaçlarını artırma veya azaltma yeteneğine sahiptir.
- Daha Hızlı Taşınma Süreleri: Esnek kiralama koşulları, kiracıların, inşaatların veya diğer uzun vadeli kiracıların taşınmasını beklemeye gerek kalmadan doğrudan kiralamalara göre daha hızlı hareket edebilecekleri anlamına gelir. Bu hızlandırılmış taşınma süreleri, hazır ofislerin önemli bir değer önerisidir ve şirketlerin tasarım, inşaat ve tefrişat tamamlanırken zahmetli bekleme sürelerinden kaçınmasını sağlar.
- Kolay, Düşük Maliyetli Kurulum: Geleneksel ofis alanı, kiracıların tasarım, inşaat, döşeme ve teknoloji kurulumu dâhil inşaat maliyetlerini karşılamak için daha büyük sermaye harcamaları üstlenmesini gerektirir. Hazır ofis alanı zaten döşenmiştir ve taşınmaya hazırdır ve maliyet, kiracının aylık kirasına dâhildir .
- Ekipman ve Hizmetlere Erişim: Teknolojiden, yiyecek ve içecek tekliflerine kadar hazır ofisler, işletmelerin ve çalışanlarının ihtiyaç duyduğu tüm hizmetleri ve olanakları sunar. Üstelik bunların tümü, hiçbir gizli ücret olmaksızın kira fiyatına dâhildir ve tek bir sağlayıcı tarafından sağlanır ve yönetilir.
- İstenen Ofis Konumları: Hizmet verilen ofis alanı sağlayıcıları, çalışma alanlarını, iş merkezlerinden yararlanmak isteyen kiracılar için çekici konumlar oluşturan şehir merkezlerinde geliştirir. Bazı sağlayıcılar, şehir merkezlerinin dışında veya belirli kentsel yerlerde ofis yerleri geliştirmek için şirketlerle birlikte çalışacak. Bu, özellikle bir şehir merkezinde ve çevresinde uydu ofisler kurarak merkezi bir emlak modeline yatırım yapmak isteyen şirketler için çekici olabilir.
Hazır Ofis Kimler İçin Avantajlıdır?
Hazır ofis avantajları, kiralayacak şirkete ve onların özel gayrimenkul ihtiyaçlarına bağlıdır. Genel olarak, hazır ofis alanı, çalışanlarının tamamı veya bir kısmı için esnek, taşınmaya hazır ofis alanı arayan şirketler için en iyisidir. Bir şirketin doğrudan kiralamaya yatırım yapmak için zamanı, kaynakları veya arzusu yoksa, hazır ofis özellikle çekici bir seçenek olabilir. Hazır ofiste çalışmaya yönelimli olan şirketler ve kuruluşlar şunlardır:
- Startup'lar ve Hızlı Büyüyen Şirketler: Hazır ofisler ve esnek çalışma alanları, işleri değiştikçe ofis boyutunu ve alanını hızla yukarı veya aşağı ayarlaması gerekebilecek yeni başlayanlar ve hızlı büyüyen şirketler için idealdir. Ayrıca, hazır ofislerle ilişkili azalan sermaye harcamaları ve daha kısa kiralama süreleri, onları büyümeye odaklanmış şirketler için cazip bir seçenek haline getirir.
- Proje Tabanlı ve Uzak Ekipler: Hizmet verilen ofis alanı, bir ay kadar kısa kiralamalara olanak tanır ve bu da onları proje tabanlı ve uzak ekipler için ideal bir seçim haline getirir. Bu, özellikle uzak ekipleri olan veya geçici bir proje için belirli bir coğrafyada olması gereken şirketler için geçerlidir. Bazı şirketler ayrıca banliyö çalışanlarına işe gidip gelme sürelerini kısaltmalarına yardımcı olan uydu çalışma alanları sunmanın bir yolu olarak hazır ofisleri araştırıyor.
- Yeni Coğrafi Pazarlara Giren Şirketler: Yeni bir coğrafi pazara girerken hazır ofis seçeneği kullanmak, şirketlere uzun vadeli gayrimenkul yatırımları için herhangi bir taahhütte bulunmadan önce hızlı bir şekilde ölçeklendirme ve arazinin yerleşimini anlama yeteneği verir.
- Taşma veya Geçici Ofis Alanına İhtiyacı Olan Şirketler: Hazır ofis alanı, mevcut ofis alanlarının barındırabileceğinden daha hızlı büyüyen işletmeler için geleneksel kiralamaları tamamlayabilir. Özellikle, bazı şirketler, geleneksel ofis alanını aldıkları ve bina içi hizmet verilen ofisleri yayılma alanı olarak kullandıkları ortak yerleşim anlaşmalarını izliyorlar. Hazır ofisler, şirketler uzun vadeli ofis ihtiyaçlarını öngördükleri için geçici bir seçenek olarak da hizmet verebilir.
Günümüz hazır ofislerinde doğru ve ergonomik iç tasarım, sadece alt yapı hizmeti ile sınırlı değildir. eOfis Hazır Ofisleri ile hem teknoloji hem de konfora rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
