Mevcut küresel yapı hala tahmin edilemezliğini koruduğu için hibrit etkinlik modeli hedef kitlenize ulaşmak için güvenli ve kullanışlı yollardan biridir. Sizler için bu yazımızda daha önce hiç yeni nesil etkinlik planlamamış olsanız bile mümkün olduğunca stressiz bir şekilde bu etkinliği düzenleyebilmeniz için bir kontrol listesi oluşturduk.
Hibrit etkinlikler pandemi dönemine rağmen birçok firmayı dünya çapında etkileşime geçirmeye izin vermekte. Sanal bir etkinlikte kişisel konferans, seminer ya da eğitimin bir kombinasyonuna ev sahipliği yapmak küresel bir kitleyi daha güvenli ve erişilebilir bir şekilde bir araya getirmenizi sağlayacaktır.
İster daha önce birçok hibrit etkinlik planlamış olun, isterseniz de ilk defa yeni nesil etkinlik düzenliyor olun nereden başlayacağınızı ve tüm süreci nasıl yöneteceğinizi bilmek zor gelebilir. Geleneksel etkinliklerdeki streslere ek olarak hibrit etkinlikler dijital stresleri beraberinde getirebilir. Fakat buna rağmen hibrit etkinlik planlamanın çok zor olduğu söylenemez.
Etkinliğinizi Tanımlayın
Her etkinlikte olduğu gibi hibrit ofis etkinliklerinde de amacı ve konuyu belirlemeniz gerekir. Her şeyin kusursuz şekilde ilerleyeceğinden emin olmak istiyorsanız etkinlikten önce bir programı veya gündemi katılımcılar ile paylaşmak oldukça faydalı olabilir.
Kişisel etkinlikler, tek amaçlarının bu olmamasına rağmen iletişim kurmanız ve sosyalleşmeniz açısından size birçok fırsat sunar. Sosyal yönü online platformda oluşturmak biraz daha fazla özen gerektirecektir. Ancak dijital kitlenizi düşünmeniz ve sohbete davet etmeniz oldukça önemlidir.
Markanızı ve Konumunuzu Yansıtan Bir Lokasyon Bulun
Mevcut küresel yapı içerisinde hibrit etkinliklere katılımın değişken olması kabul edilebilir bir durumdur. Ancak bu durum konumunuzun önemini azaltmaz. Profesyonel bir ortam, etkinliğinizin çok daha iyi gözükmesini sağlayacağı için etkinlik alanı hizmeti sunan firmalardan yardım talep edebilir ve katılımcılarınıza daha samimi bir atmosfer sunabilirsiniz.
Konukları Onaylayın ve Bilgilendirin
Günümüzde kısıtlamaların azalmasıyla misafirlerinizi etkinlik alanında ağırlamak isteyebilirsiniz. Bunun için doğru etkinlik alanını seçtiğinizden ve doğru kurulumu yaptığınızdan emin olmalısınız. Hibrit ofis etkinliklerinde konuk konuşmacılarınız olacaksa etkinlik hakkında konuklarınızı erken bilgilendirmeniz gerekir.
Teknolojinizi Belirleyin
Hibrit etkinlik planlarken kontrol listenizin en başlarında hangi sanal hizmet sağlayıcısını seçeceğiniz olmalıdır. Hedef kitlenizin hangi teknoloji ile daha rahat erişim sağlayabileceğini analiz etmeli ve buna göre planınızı yapmalısınız. Kapalı video konferanslar, sosyal medya canlı yayınları ve kaydedilebilir oturumlar en temel ana bileşenler arasındadır.
Etkinliğinizi Tanıtın
Etkinliğinizi tanıtmanız, daha geniş bir kitleyi hibrit etkinliğinize katılmaya teşvik etmeniz anlamına gelir. Sosyal medya hesaplarınızda, sitenizde, blog sayfanızda ve çeşitli platformlarda etkinliğiniz ile ilgili tanıtımlar yapabilirsiniz. Daha fazla kitleye ulaşmak için ise yine çeşitli mecralardan reklamlar verebilirsiniz.
İnsanları fiziksel olarak katılmaya teşvik etmek istiyorsanız da herkes için sanal yollarla erişilebilir bir yeni nesil etkinlik organize etmeyi unutmayın. Sanal programınıza katılan misafirlerinizin de aynı değerde olduğunu onlara göstermeniz, etkinliğinizin güvenilirliği açısından oldukça önemlidir.
Etkinlik Sonrası Çıktılar Oluşturun
Etkinlikten sonra belirli sonuçlar elde etmek oldukça doğaldır. Etkinliğinizin profesyonelce çekilmiş ve paylaşılmış bir video görüntüsü sizin için oldukça kritik bir pazarlama aracı olabilir. Çünkü çalışmalar, insanların büyük bir kısmının kaydedilmiş etkinliklerin videoları sayesinde yeni etkinliklere ilgi duyduğunu göstermiştir.
Uzmanlardan Yardım Alın
Hibrit bir etkinlik düzenlerken birden çok faktörü dikkate almanız gerektiğinden bahsettik. Bu baskıdan kurtulmak ve diğer hedefleriniz üzerine odaklanmak istiyorsanız etkinlik yönetimi hizmeti veren bir firma ile iş birliği yaparak hibrit etkinliğinizin uzmanlar tarafından düzenlenmesini sağlayabilirsiniz. Bu sayede zamandan tasarruf edebilir ve büyüme stratejinize odaklanabilirsiniz.
