Geçtiğimiz yüzyıl boyunca modern çalışma alanında, açık plan ofislerden hücre tipi ofis kültürünün ortaya çıkışına kadar önemli değişiklikler meydana gelmiştir. Bununla birlikte, bu gelişmelerin hiçbiri bugün ortaya çıkan esnek çalışma biçimleri kadar etkili sonuçlar ortaya koymamıştır. Hibrit ofis modelinin ortaya çıkışı, yalnızca ofisin fiziksel düzenindeki bir değişikliği değil, aynı zamanda çalışma yeri, zamanı ve şekli konusunda daha derin bir değişimi temsil eder.
Salgının yarattığı ekonomik belirsizlik sırasında daralan bütçe baskısını hisseden işletmeler, sabit giderlerini yoğun bir incelemeye alır. Özellikle uzaktan çalışmaya geçildiğinde kullanılmayan fiziksel ofis alanı, hem maliyetli hem de artık gerekli olmayan bir yüksek maliyetli bir odağı oluşturduğu için coworking, hazır ofis gibi yeni nesil ofis çözümleri giderek yaygınlaşır.
COVID-19 pandemisinden çıkarken, çalışanlar kendilerini en üretken hissettikleri zaman ve yerde çalışma özgürlüğü istemelerine neden olur. Açık plan tasarımın eksikliklerini ve hücre tipi ofis yerleşimlerinin dezavantajlarını bilen çalışanların yanı sıra, işbirliğine, öğrenmeye ve ekip çalışmasına daha fazla odaklanmak isteyen daha genç çalışanlar da esneklik ve yeniden tasarlanmış esnek çalışma ofisleri gibi mekanlara erişim talep eder.
Hibrit Ofis Nedir?
Hibrit çalışma modeli, çalışanların zamanlarının bir kısmını şirket ofisinde, bir kısmını farklı bir yerde çalışarak geçirdiği modeldir. Çoğu çalışan, düzenli olarak şirket ofisinden çalışması gerekmediği için uzaktan çalışabilir; bununla birlikte, hibrit model, merkezi kurumsal ofis işleri için esnekliğe izin verir.
Pandemi sürecinde büyük ofis alanlarına duyulan ihtiyaç azaldığından birçok şirket küçülürken vey paylaşımlı ofis kullanımına yönelirken, işleri tekrar hız kazandığında dahi, departmanların dönüşümlü olarak ofiste çalıştığı ve işbirliği yaptığı hibrit ofis çalışma modeli popüler hale gelir. İstihdam seviyesi artsa dahi, ticari faaliyetlerin geleceğinde daha az masalı ve daha az metrekareli ofis alanlarına ihtiyaç duyulur.
Hibrit ofis, hem yüz yüze işbirliğini hem de uzaktan çalışmayı desteklemek üzere tasarlanmıştır. Çalışanların ofisteyken farklı alan türleri arasından seçim yapmalarını kolaylaştıran dinamik bir çalışma ortamından farklı olarak, hibrit ofis, çalışanların ev ve ofis arasında daha sık hareket edeceğini varsayar. Hibrit ofis modeli şu unsurları içerir:
- İşbirlikçi ve özel alanların bir karışımını sunan mekan tasarımı,
- Çalışanların yaptıkları işe göre kullanabilecekleri çok amaçlı alanlar,
- Yeniden yapılandırılması kolay mobilyalar,
- Yüksek kaliteli toplantı odası teknolojisi,
- Çalışanların her yerde çalışma alanı bulmasını ve rezerve etmesini kolaylaştıran teknoloji.
Hibrit Ofis Modelinin Faydaları
Hibrit ofis, nerede çalışıyor olursa olsun, çalışanların günlerini verimli şekilde geçirmelerini kolaylaştırarak üretkenliği artırır. Hibrit model ayrıca, herkes için daha iyi bir iş - özel yaşam dengesi sağlar. Çalışanların yaptıkları işe ve kişisel çalışma tarzlarına göre çalıştıkları yeri seçmeleri konusunda daha fazla özgürlük sunan hibrit model çalışan deneyimini geliştirir. Ayrıca, şirketinizi potansiyel çalışanlar ve müşteriler için daha çekici hale getirir.
Dikkatli ve stratejik bir şekilde planlandığında, uzaktan ve ofis çalışmasını birleştiren hibrit çalışma modeli, kuruluşunuzu çeşitli şekillerde geliştirme potansiyeline sahiptir. Hibrit modelin sunduğu esneklik, çalışanları güçlü yönlerini işlerine yansıtmalarını sağlayarak üretkenliği artırır. Özerklik, çalışan memnuniyetinin anahtarıdır: Ekip üyelerinizin nasıl, nerede ve ne zaman çalıştığı konusunda tam özerklik ve karar verme yetkisi sağladığınızda, çalışan memnuniyeti yükselir. Hibrit modelde oldukça yüksek rol oynayan sanal toplantılar daha iyi işbirliği ve iş ilişkilerini ortaya çıkabilir. Süreç odaklı çalışma modeli olan hibrit ofis, çalışanlarınızın uzun vadeli gelişimini sağlayan sürekli öğrenme için daha fazla olasılık sunabilir.
Endüstri genelindeki büyük şirketler, hot desking yani sıcak çalışma masası trendine katılır. Hot desking, çalışana özel bir masa ve ofis koltuğu sağlanmayan hibrit çalışma modeline uygun bir uygulamadır. Çalışma masaları değişik zamanlarda veya günlerde çalışan farklı kişiler tarafından kullanılabilir. Hibrit çalışma modelinde faydalanılan ortak çalışma alanları, personel döngüsü nedeniyle daha küçük bir alanı şirket için yeterli kılar. Bu nedenle, hibrit ofis sistemi, maliyet tasarrufu sağlayan bir organizasyon sistemidir. Mekan kullanımında eşit fırsatlarla ve personel koltuklarının demokratikleştirilmesine olanak tanır. Araştırmalar, bilgi paylaşımındaki artış, daha fazla sosyal fırsat ve daha fazla inovasyonla hot desking arasında bağlantı olduğunu gösterir.
Kurumsal Şirketlerin Hibrit Ofis Uygulamaları
Hibrit çalışma modeli iki şekilde uygulanabilir. İlkinde şirket, çalışanların ofiste ne zaman bulunması gerektiğini belirler. Şirketler, rotasyon programları, departmanların sinerjisi ve sosyal mesafeye bağlı kalmak için ofis kapasitesini hesaba katacak şekilde çalışanın kurum içinde geçirdiği günleri önceden seçebilir. İkincisinde çalışan, tercihlerini belirtmek ve karşılıklı olarak kabul edilebilir bir program oluşturmak için yöneticisiyle bir araya gelir. Görevleri fiziksel olarak ofiste bulunmasını gerektirmiyorsa, çalışan istediği sıklıkta ofiste çalışmayı seçebilir.
Hibrit çalışma konseptini resmi olarak üstlenen kurumlar arasında Microsoft, Ford Motor Company, Citigroup Inc., Google yer alır. Bazı kurumsal firmaların hibrit ofis uygulama biçimlerine birlikte göz atalım.
Microsoft
Redmond, Washington merkezli yazılım devi, her çalışanına, yöneticisinden onay almasına gerek kalmadan yüzde elli veya daha az oranda evden çalışma seçeneği sunar. Çalışma zamanın yarısından fazlasını evden çalışmaya ayırmak isteyen çalışanların yönetici onayına ihtiyacı vardır. Ayrıca çalışanlar Microsoft'un genel merkezindeki kendilerine ait masa veya ofis yerine, ihtiyaç duyduklarında onlar için tahsis edilecek noktaları kullanır.
Ford Motor Company
Detroit merkezli otomobil üreticisi, Mart 2021'de halihazırda evden çalışan otuz bin çalışanı için hibrit çalışma modeli benimsediğini duyurur. Şirket, Haziran 2020'de yaptığı bir iç ankette çalışanların yüzde doksan beşinin hibrit çalışmayı tercih ettiğini öğrendikten sonra bu kararı verir. Pandemi boyunca evde çalışan Ford çalışanları, yönetici onayı ile uzaktan çalışmaya devam edebilir. Grup projeleri ve bazı toplantılar gibi yüz yüze etkileşim gerektiren durumlarda ofise şahsen rapor vermeleri yeterlidir.
Citigroup Inc.
New York, Manhattan merkezli Citigroup Inc., birçok çalışanının evden çalışma esnekliği sayesinde sağladığı yararları göz önünde tutarak uzak, hibrit ve ofis arasında yüzde ellilik bir bölünme ile hibrit çalışma modeli uygular. Veri merkezi çalışanları ve banka şubesi çalışanları geleneksel ofis hayatına geri dönerken bazı çalışanlar, haftanın her günü için uzaktan çalışmaya devam edebilir. Cuma günleri görüntülü toplantıları yasaklayan şirkette her rolün adı hibrit, uzak veya yerleşik olarak değiştirilir.
Birçok ofisinin 2021 baharında yeniden açılmasıyla Google, Mart 2021'in başlarında hibrit çalışma ortamına geçiş yapar. Google, yüzlerce müşteriden gelen geri bildirimleri değerlendirerek hibrit çalışma modeli yaklaşımını benimsemeye karar verdiğini açıklar. Hem evden hem ofisten çalışan kişileri bu değişime hazırlanmak üzere ürettiği ofis üretkenlik paketi Workplace'te değişiklikler yapar. Bulut tabanlı depolama, iş birliği araçları, uç nokta güvenliği, yönetim kontrolleri, video konferans özellikleri içeren Workplace, hem Google Hangouts'un hem de G Suite'in yerini alır.
Hibrit Çalışma Modeline Nasıl Geçilir?
Pandemi sürecinde ortaya çıkan değişiklikler, çalışanların, internet bağlantısı bulunan hemen her yerde görevlerini yerine getirebildiği araç ve becerilere sahip olduğunu kanıtlar. Kısıtlamalar hafifledikçe ve ofisler yeniden açılmaya başladıkça, çalışma alanlarının bu dönemden öğrenilenleri yansıtması, çalışanların esnek, üretken ve mutlu olmaları için ihtiyaç duydukları çalışma alanları ile donatılması beklenir.
Hibrit çalışma modelini tanıtan net yönergelere sahip olmanız hibrit modele geçişte önemlidir. Hangi çalışanın ne zaman uzaktan ne zaman ofiste olacağı, çalışanların ekip üyeleriyle iletişim kurma biçimleri ve maksimum geri dönme zamanları gibi detayların iyi tanımlanması gerekir. Sahada çalışanlarının kendilerini alanda rahat hissetmeleri için doğru tutum ve teknolojiye sahip olmalısınız. Hibrit ofis, çalışanların değişen ihtiyaçlarını desteklemek için sürekli uyum sağlar. Bu nedenle, çalışanlarınızdan geri bildirim yoluyla girdi toplamanız ve buna göre çalışma biçimini optimize etmeniz önemlidir.
Hibrit iş yeri dönüşümü fiziksel olduğu kadar kültürel farklılıklar da içerir. Bir günde hibrit ofis modeline geçemeseniz de, iş süreçlerinizde kademeli değişiklikler yapıp yeni teknoloji ve hizmetlerden yararlanarak yeni nesil hibrit ofis düzeni avantajlarından siz de yararlanmaya başlayabilirsiniz.
Başarılı hibrit ofis modeli için eOfis’in sağladığı hazır ofis veya paylaşımlı ofis gibi ortak çalışma alanları hizmetlerini kullanabilirsiniz. eOfis sanal ofis uygulamaları uzaktan çalışma döneminde işlerininiz aksamadan yürümesine yardım edebilir. Üretkenliği ve çalışan bağlılığı artırmak için özenle tasarlanan eOfis coworking ofis alanları sayesinde çalışanlarınızın hem verimliğini hem de memnuniyet seviyesini artırabilirsiniz.
