Çağımızın bir getirisi olarak günümüzde pek çok kişi freelance stili ile çalışıyor. Geleneksel ofislere olan gereksinimi ortadan kaldıran, evden veya dışarıdan daha serbest bir çalışma şekli yaratarak home ofis, sanal ofis, coworking gibi tanımları hayatımıza kazandıran bu durum, önemli bir toplantı gerçekleştirmeniz gerektiğinde birtakım sorunları da beraberinde getirebiliyor. Örneğin; toplantı yapacak bir yerinizin olmaması gibi. İster birkaç çalışanınız olsun ister tek başınıza olun; özellikle işlerini sabit bir ofisten yürütmeyen biriyseniz, toplantı odası kiralama sizin için adeta bir zorunluluk haline gelmiş demektir. Üstelik kurumsal kimliğiniz ve itibarınız, bu yerin tam donanımlı hazırlanmış olması ile doğru orantılı olarak yükselişe geçebilir.
Peki profesyonel toplantı odasına sahip olmak neden bu kadar önemli? Toplantının verimliliğini ve katılımcıların gözündeki prestijinizi artırmada toplantı odaları ne kadar rol oynuyor?
Bir Toplantı Odasının Kurum İmajındaki Önemi Nedir?
İş hayatında tarafları buluşturan, karşılıklı anlaşmaların yapıldığı, hedeflerin görüşülüp tartışıldığı kısacası bir işletmenin tüm önemli işlerinin konuşulup karara bağlandığı yerler toplantı odalarıdır. Peki her işletmenin ya da iş sahibinin bir toplantı odası olmalı mı?
Müşterilerinize, daha önce yer aldığınız projelerdeki ve yaptığınız işlerdeki başarılarınızı anlatarak kendinizi tanıtabilirsiniz, ancak onların gözünde kusursuz bir imaj çizmek ve markanızın değerini artırabilmek için bu tek başına yeterli değildir. Görüşmeyi gerçekleştirdiğiniz toplantı odasının rolü sandığınızdan çok daha büyüktür.
Misafirleriniz, sizin toplantı yönetimini nasıl gerçekleştirdiğinizi seyrederken ya da bulunduğunuz odayı ve dekorasyonu incelerken aslında sizin ve firmanızın hakkında fikir sahibi olmaya ve sizi yakından tanımaya çalışırlar. Bu nedenle freelance çalışan hatta sık sık farklı projelerde ve kişilerle çalışmak durumunda olan biriyseniz profesyonel bir toplantı odasına sahip olmanızın büyük faydası olacaktır. İyi bir karşılama, modern ve şık bir atmosfer, tam donanımlı ekipmanlar ve ufak ikramlar ile geçen bir görüşmenin müşteriniz üzerindeki etkisi ve uyandırdığı güven kesinlikle yadsınamaz.
Profesyonel Bir Toplantı Odası Nasıl Olmalı?
İş hayatının bir parçası olan toplantılar, mevcut işinizi daha ileriye taşımak, hedeflerinize ulaşmak veya problemleri çözüme kavuşturmak adına müşterilerinizle ya da çalışanlarınızla sık sık bir araya gelip fikir alışverişinde bulunmanızı gerektirir. Bir toplantının böylesine önemli amaçlara hizmet ediyor oluşu, toplantı anlarını daha değerli yapar. Halihazırda bir toplantı yeriniz yoksa şirketinizi büyütmeye yönelik hedeflerin konuşulduğu, verimi düşüren bir soruna çözüm arandığı ya da firmanıza yeni müşteriler kazandırmanın hedeflendiği toplantılarınızı çok daha başarılı bir hale getirmek için eOfis gibi işini bilen bir firmanın kiralık toplantı odası hizmetlerinden faydalanabilirsiniz.
Bir masa, birkaç sandalye, biraz ışıklandırma belki basit bir monitör; toplantı salonu denince aklınızda bunlar canlanıyor olabilir. Fakat günümüzde sadece bu kadarı kimse için yeterli değil. O halde profesyonel toplantı odası nasıl olmalı, kısaca değinelim.
- Yeterli büyüklükte olmalı
Şirketiniz, birden fazla çalışana sahip olabileceği gibi tek kişiden de oluşuyor olabilir. Yani freelance olarak işlerinizi tek başınıza yürütüyor olabilirsiniz. Her iki durumda da özel görüşmeler, eğitimler ve müşteri buluşmaları yapmanız gerekebilir. Bu yüzden öncelikli olarak toplantı odası için tercih edeceğiniz mekânın büyüklüğüne karar vermelisiniz.
Seçeceğiniz yer, kişi sayısına göre farklılık göstermelidir. 5 kişilik bir mini toplantı veya 30 kişilik bir eğitim mi? Küçücük bir odaya doldurduğunuz insanların konforu, konsantrasyonu ve verimi ciddi bir düşüş gösterecektir. Kalabalık grupları ağırlamak için daha büyük mekânlar önceliğiniz olacaktır. Ancak ferah ve havadar olsun diye iki kişilik bir görüşmeyi de büyük bir odada ve upuzun bir masada gerçekleştirmek çok hoş durmayacaktır. Bu aşamada ideal olan, misafir sayınıza göre uygun büyüklükte bir yer bulmak. Böylelikle katılımcıların birbirleri ile iletişimi daha samimi ve kuvvetli olur. Ayrıca müşterinizde güven veren bir izlenim bırakmanızı sağlar.
- Doğru şekilde tasarlanmış olmalı
Sizce bir toplantı odasının iç tasarımı, önemli bir görüşmeyi ne kadar etkileyebilir?
Katılımcıların verimliliğini ve yaratıcılığını, bulundukları odanın iç dizaynını sadeleştirerek destekleyebilirsiniz. Açık renk boyanmış aydınlık duvarlar, göz yormayan ferah bir dekorasyon, mobilyaların odanın renk ve biçimi ile olan uyumu, sade ve şık objeler ile yapılan modern birkaç dokunuş… Tüm bunlar, toplantıdaki kişilerin daha kolay konsantre olmasını ve dikkatlerinin dağılmamasını sağlarken psikolojilerini de olumlu yönde etkileyecektir. Unutmayın; en ideal mimari tasarım ile düzenlenmiş yerler, her zaman motivasyonun en çok sağlandığı mekânlardır.
- Uygun mobilyalara sahip olmalı
Yapacağınız görüşme yarım saat de sürebilir, tüm gün de… Her iki durumda da misafirlerinizin kendilerini rahat hissetmeleri, birinci önceliğiniz olmalıdır. Sonuçta oturduğu yerde konforlu hissetmeyen birinin dikkatini tek bir noktaya verebilmesi mümkün olmayacaktır. Üstelik şirketinizin sektördeki duruşunu yansıtmaya yardımcı olması nedeniyle önemli bir müşteriyi rahat ettirerek en iyi biçimde ağırlamak da toplantınızın amaçlarından biridir.
Tüm bunlar göz önüne alındığında misafirlerinizin gözünde profesyonel bir imaj oluşturmak için toplantı odasına uygun renk ve modelde mobilyalar tercih edilmelidir. Ergonomik masalar, terletmeyen kumaştan konforlu sandalyeler veya rahat koltuklar, odanızın konforunu artırmaya yardımcı olabilir ya da tüm bu dekorasyon işlerine vakit harcamayıp sizin yerinize bu hizmeti sağlayan kurumlar ile çalışabilirsiniz.
- Aydınlatma ve havalandırma yeterli seviyede olmalı
Özellikle kalabalık oturumlarda aydınlatma ve havalandırma toplantı için oldukça önemlidir. Yetersiz ışıklandırma ve loş bir ortam katılımcıların rehavete kapılmasına ve uykusunun gelmesine yol açar. Ancak gereğinden parlak bir ışıklandırma da aynı oranda rahatsız edicidir ve göz yorar. Mekânın ya ayarlanabilir iyi bir aydınlatma sistemine sahip olması ya da gün ışığı alabilecek şekilde dizayn edilmiş olması önemlidir.
En az aydınlatma kadar havalandırma konusuna da özen gösterilmeli, toplantı salonu ne çok sıcak ne de çok soğuk olmalıdır. Terleyen veya üşüyen misafirleriniz ile verimli toplantı organize edebilmek mümkün olmayacaktır.
- İhtiyaç duyulabilecek tüm ekipmanlara sahip olmalı
Profesyonel bir toplantı odasında günümüz teknolojisini takip eden tüm teknik ekipman ve donanım mevcut olmalıdır.
Toplantınızı video konferans sistemi ile gerçekleştirmeniz, sunum yapmak için LCD ekran ve projeksiyon cihazı kullanmanız veya toplantıda acilen bir doküman tarayıp yazdırmanız gerekebilir. Müşteriniz ile görüşmedeyken ekipman eksikliğinden kaynaklı sıkıntılar yaşamak en son isteyeceğiniz şeydir. Bu yüzden tam donanımlı bir toplantı salonu ile ihtiyacınız olan her şeye kolaylıkla ulaşabilmelisiniz. Özellikle fiber internet, LCD ekran, mikrofon ve ses sistemi, tarayıcı, yazıcı, beyaz tahta, projeksiyon ekipmanları gibi temel donanımların toplantı odanızda bulunmasını sağlayın veya toplantı salonu kiralama hizmeti alırken bu özellikleri göz önünde bulundurun.
- Misafirinizi özenle ağırlayabileceğiniz olanaklara sahip olmalı
Isı, ışık, donanım, oda tasarımı kadar önemli olan bir diğer konu da toplantı odasının misafirlerinizi en iyi şekilde ağırlamanıza yardımcı olacak imkânlara sahip olmasıdır.
Katılımcıların toplantı yerine kolay ulaşımı, görüşme boyunca çay, kahve ve atıştırmalık ikramları, güler yüzlü bir karşılama, sağlıklı iletişim için ses yalıtımı ile sessiz bir ortam oluşturulması gibi konular, müşteri nezdinde artı puan kazandırırken şirketinizin bu işteki profesyonelliğini ön plana çıkararak firma itibarını yüceltir.
Sabit bir ofisiniz yoksa eOfis, saatlik, günlük veya aylık kiralama seçenekleri ile aradığınız profesyonel toplantı odası ihtiyacınızı karşılayabilir. Dilediğiniz lokasyonda, modern ve ferah şekilde dekore edilmiş prestijli salonlarda misafirlerinizle buluşabilir, görüşmelerinizden alacağınız verimi artırabilir ve şirketinizin adını daha geniş kitlelere duyurabilirsiniz.
