Dünyamız giderek küreselleşen bir köy haline geliyor. Küreselleşen köy kavramı tamamen birbirine bağlı dünyayı temsil eden bir terim. Akıllı cihazların gelişmesi, bulut sistemler ve dijital iletişim altyapısı sayesinde uzaktan çalışma, uzaktan iş gücü gibi kavramlar artık hayatımızın tam merkezinde yer alıyor. Bu sistemler sayesinde özellikle çevrim içi hizmet veren şirketlerin birçoğu fiziksel ofis yerine sanal ofis tercih etmeye başladı.
Günümüzde işletme sahiplerinin de uzaktan çalışma avantajlarını görmesi ile bu durumun geçici değil gelecekte de şirketlere avantaj sağlayacak bir yöntem olduğu fark edilmeye başlandı. Günümüzde birçok girişimci sermayelerini fiziksel olarak işgal edecekleri bir ofis yerine, sunmuş olduğu mal ve hizmetlere yatırmayı tercih ediyor. Bunun oldukça fazla yapılmasının başlıca sebebi ise girişimlerin %70’inin ilk üç ila beş yıl içerisinde başarısız olarak iflas etmesi.
Girişimciler ise bu nedenden dolayı fiziksel bir ofise sermaye ayırmak yerine ürün ve hizmet geliştirmeye, web sitesi tasarımına, işletme mağazası kurmaya öncelik veriyor. Bunun ötesinde ise yeni firmalar en çok bir adrese ihtiyaç duyar. Bu adres firmanın sitesinde, kartvizitinde görülür ve güven sağlar. Müşterilere bu güveni vermek, posta ve çağrı hizmeti sunmak birçok yeni girişimin ihtiyaçları arasında yer alır.
Bu ihtiyaçları karşılamak için ise en ideal yöntemlerden birisi sanal ofisler olarak karşımıza çıkıyor. Sanal ofisler hem işletme sahiplerinin hem de şirket içerisinde çalışan kişilerin uzaktan çalışmasına olanak sağlayan bir sistem. Bu sayede yeni işletmeler pahalı kira bedelleri ödemeden ihtiyaç duyduğu fonksiyonları yerine getirebiliyor.
Sanal bir ofis sayesinde işletmeniz fiziksel ofislerin birçok avantajından faydalanabilir. Ancak sanal ofis hizmeti veren firmaların çoğu her zaman aynı kalitede, kapsamda ve çeşitlilikte özellikler sunmayabiliyor. Peki, sanal ofislerin en çok ihtiyaç duydukları 4 temel özellik nedir?
Yüksek Hızda İnternet ve İletişim Olanakları
Hızlı bir internet bağlantısı günümüzde neredeyse tüm işletmelerin olmazsa olmazı haline geldi. Bu nedenle her sanal ofiste yüksek hızlı bir internet bağlantısı sağlanmalıdır. Bu yüksek hızlı internet bağlantısı sayesinde hızlı bir şekilde uzaktan çalışan ekibinizle mesajlaşabilir, video ve fotoğraf paylaşabilir ya da video konferanslar üzerinden toplantılar yapabilirsiniz.
Bu işlevin yanında ise bir sanal ofisin ihtiyacı olan en önemli unsur haberleşme altyapısıdır. İletişim bir işletme için olmazsa olmazlar arasında yer alır. Bu nedenle telefon görüşmeleri, dijital posta hizmetleri ve diğer hizmetler arasındaki geçişler akıcı olmalıdır. Günümüzün sanal ofisleri sadece birer video konferans noktası değil aynı zamanda modern toplantı noktaları optimize edilmiş bir web ortamıdır.
Güncel ve Uyumlu Web Sitesi
Web sitesi, internet üzerindeki ilk izlenimlerinizi gösteren bir bakıma kartvizitinizdir. Bu durum sanal ofis hizmeti alan işletmeler için kritik bir öneme sahiptir. Sadece bir ofis adresinizin bulunması, iletişim kanallarınızın ve internetinizin iyi olması yeterli değildir. Web sitenizin profesyonel bir görünüme sahip olması gerekir.
Potansiyel müşterileriniz öncelikle web sayfanız aracılığıyla sizi tanır ve markanıza güven duymaya başlar. İlk bakışta müşterilerinizin aradığı bilgileri onlara sunabilmeniz, müşterilerinizin öncelikleri arasına girebilmeniz için çok kritiktir. Bu nedenle güncel ve mobil cihazlarla da uyum sağlayabilen bir web site tasarımı kullanmanız önerilir. Sanal ofis aracılığıyla da hizmetlerinizi ve özellikle iletişim bilgilerinizi güncel tutmanız size avantaj sağlayacaktır.
Web Sohbet Araçları
Sanal ofis hizmeti veren işletmelerin ihtiyaç duyduğu ve müşterilerine sunabileceği en önemli özelliklerden bir tanesi de web sohbet araçlarıdır. Bu araçlar sayesinde müşterilerin endişe seviyeleri azalır. Arzu ettikleri sorgulamaları direkt olarak yapabilirler ve sohbet odası sayesinde yakın iletişim kurarak müşterilerinizi tanıyabilirsiniz.
Belirlenmiş Toplantı ve Çalışma Alanları
Her sanal ofisin toplantı ve çalışma alanına ihtiyacı vardır. Bu alanlar her işletmenin işine yarayan ve sıklıkla ihtiyaç duyduğu alanlardır. Bazı sanal ofisler size sadece bir posta kutusu sunarken bazı sanal ofisler ise çalışma alanı ve ihtiyaca göre masa kiralama seçenekleri dahi sunabilir. Beklentileriniz ve ihtiyaçlarınız doğrultusunda bir sanal ofis ile iletişim kurarak size neler sunduğunu öğrenebilirsiniz.
