Günümüzde işinizi nasıl yürüttüğünüz artık konumunuzla sınırlı değil. Günümüzde teknoloji tüm dünyayı küresel bir iş gücü pazarına dönüştürmüş durumda. Örneğin, Türkiye’de bir işletmeniz varsa çalışanlarınızın bir kısmı Avrupa, Asya bir kısmı ise Amerika’da olabilir.
Peki, toplantılar nasıl olacak? Google Meet, Zoom ve Skype gibi onlarca uygulama sayesinde online toplantılarınızı her an rahatlıkla yapabilirsiniz. Bu toplantılar için temelde en önemli husus belirli bir saatte tüm ekibin toplanmayı kabul etmesidir. Bu platformların online toplantı dışında bir diğer özelliği ise sadece yüz yüze görüşmenin aksine iş birliği yapabilmeniz için ekran paylaşımına da destek vermesidir.
Ekran paylaşımı gibi çeşitli özellikler, teknolojinin işletmeniz için getirebileceği faydalardan sadece birisidir. Benzer toplantıları potansiyel müşterileriniz ile de yaparak dünyanın her noktasını küresel bir pazar haline getirebilir, yerel pazardaki iş hacminizi genişletebilirsiniz. Sanal toplantılarınızı doğru şekilde gerçekleştirebileceğiniz 8 ipucu ile karşınızdayız.
Cihazlarınızı Önceden Test Edin
Toplantı öncesi yapmanız gereken en önemli işlemlerden birisi cihazlarınızı kontrol etmenizdir. Oldukça basit bir ipucu olmasına karşın en çok unutulmaya meyilli olunan sorunlardan bir tanesi cihazları kontrol etmeden sanal toplantıya başlamaktır. İdeal olarak toplantıdan bir saat önce olağan sorunlar için mikrofon, kamera ve bilgisayarınızı test edin.
Cihazının sorun çıkardığı durumlarda yedek planınızın olmaması pek de iyi bir fikir olmayabilir. Bu nedenle cihazlarınızın çalıştığından emin olun ve sanal toplantıda ihtiyaç duyabileceğiniz belgeleri ve görselleri yedekleyin. Bu sayede herhangi bir sorun çıkarsa ne yapabileceğiniz konusunda yedek bir planınız olabilir.
Doğru Ayarları Seçin
Online toplantı öncesinde kullandığınız uygulamanın ayarlarını doğru şekilde düzenlemelisiniz. Toplantı başladıktan sonra ayarlar ile uğraşmanız potansiyel müşterilerinizin dikkatini dağıtabilir. Bu nedenle ayarlarınızı yapın ve görüntünüzün net ve aydınlık olduğundan emin olun. Işığın arkanızdan değil önünüzden gelmesi görüntünüzün daha iyi olmasını sağlayacaktır.
Profesyonelce Giyinin
Sanal bir toplantıda nasıl giyindiğiniz ne kadar profesyonel bir şekilde işinize yaklaştığınızı sözel olmayan bir şekilde göstermenizi sağlar. Toplantıya katılırken en azından bir blazer ceket giyerek giyiminizi çok daha şık ve profesyonel bir hale getirebilirsiniz. Bu sayede daha yetkin ve özgüvenli bir şekilde toplantılara katılabilirsiniz.
Tanışma Konuşması Yapın
Online toplantı gerçekleştirmeniz doğrudan işle ilgili konulardan konuşmanız gerektiği anlamına gelmez. Potansiyel bir müşteriniz ile toplantıya girdiğinizde öncelikle müşterinizi tanımak için küçük sohbetler yapabilir ve ortamı hazırlayabilirsiniz. Bu sayede toplantı içerisinde çok daha samimi bir şekilde iş konularını gündeme getirirsiniz.
İş Süreçlerinizi Paketler Halinde Açıklayın
Online toplantılar, yüz yüze yapılan toplantılara göre çok daha kısa sürmektedir. Kısa süren bir toplantıda konudan konuya geçmeniz ve şirketinizin tüm geçmişini anlatmanız potansiyel müşterilerinizin kafasında birçok soru canlandırabilir. Ürün ve hizmetlerinizi belirli paketler halinde net bir şekilde açıklayarak sunmanız çok daha verimlidir.
Mikrofonunuzu Sessize Alın
Toplantı esnasında birden çok kişi ve konuşan olabilir. Bu sırada seslerin karışmaması ve gereksiz gürültüleri önlemek amacıyla mikrofonunuzu sessize almanız bir nezaket göstergesidir. Bu sayede gereksiz gürültüler toplantının kalitesini kötü şekilde etkilemez.
Beden Diliniz Önemlidir
Çevrim içi ortamlarda da görüntünüz karşıya ulaştığı için beden dilinizi unutmamanızda fayda var. Hem konuşurken hem de dinlerken kendinizden emin bir şekilde ve dik oturmanız potansiyel müşterilerinize güven vererek olumlu geri dönüş alma olasılığınızı artıracaktır.
Açık Uçlu Sorular Sorun
Sizin bir ürün veya hizmet sunmanız sadece soruları cevaplamanız gerektiği anlamına gelmez. Potansiyel müşterinizi tanımak, hedeflerini ve isteklerini öğrenmek amacıyla çeşitli sorular yöneltebilirsiniz. Bu sayede müşterinizin sizden beklediklerini de sanal toplantınız esnasında not alabilirsiniz.
