Temiz Ekran ve Temiz Masa Ofislerde Üretkenliği Artırır Mı?

İnsan Kaynakları departmanı gözetiminde işleyen bu sistemin avantajlarını, uygulama şeklini ve gerekliliklerini bu yazımızda sizler için açıklayacağız.

Temiz Ekran Temiz Masa Ne Anlama Geliyor?

Temiz ekran temiz masa politikası asıl olarak bilgi güvenliğini esas alan bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. ISO/IEC 17799 standartlarının öngördüğü prensiplere göre şirket içerisindeki çalışanların sahip olduğu bilgiler korunmalıdır. Bu nedenle bu standart çerçevesinde çalışan kişiler mesai saatleri içinde ya da mesai saatleri dışında kendilerine verilmiş olan bilgilerin güvenliğini sağlamalıdır. Bilgi güvenliği için ise şirket içerisinde uygulanması gereken maddeler ve çalışanların dikkat etmesi gereken şu sorumluluklar vardır;

• Şirket içerisinde çalışan kişilerden, bilgisayar başında olmadığı zamanlarda bilgisayar sistemlerini kilitlemeleri beklenir.
• Çalışan personeller mola ya da yemek arası gibi zamanlarda bilgisayar ekranlarını kapatmalı, kilitlemeli ve mesai bitiminde ise bilgisayarını tamamen kapatmalıdır. Bu sayede çalışma ortamının temizliği ve düzeni sağlanır.
• Bilgisayarlarda bulunan ekran koruyucu görevi sürekli aktif tutulmalı ve ortalama 3-5 dakika içerisinde devreye girmelidir. Bu sayede yabancı kişiler ile şirket bilgileri gizlenmelidir.
• Dijital ortam içerisinde depolanmayan veriler yazılı olarak depolanabilir ancak ofiste kilitli bir ortamda bulundurulması beklenir.
• Çalışma ortamında sıklıkla kullanılan elektronik cihazlarda şirkete ait özel ya da gizli veriler bulundurulmamalıdır. Bulunduruluyorsa özel olarak şifrelenmesi ve korunması beklenir.
• Ofis içerisindeki bilgisayarların şifreleri yazılı belge olarak ofis içerisinde bulundurulmamalıdır.
• Gizlilik mertebesindeki evrakların tümü işlevini yerine getirdikten hemen sonra imha edilmelidir.
• Çalışma ortamı içerisinde bulunan elektronik haberleşme cihazları, yazılı haberleşme evrakları herkesin ulaşabileceği konumda bırakılmamalıdır.
• Şirket bilgilerinin bulunduğu özel evraklar mutlaka kilitli şekilde depolanmalı ve sadece ilgili personel tarafından konumlandırılmalıdır.
• Hassas bilgiler içeren evraklar basılı olarak alındığında yazıcıda bekletilmemeli, hızlı bir şekilde kullanılmalı ya da depolanmalıdır.

Bilgi Güvenliğinin Önemi Nedir?

Yukarıda belirtmiş olduğumuz önlemlerin hepsi kurumsal şirketlerde bilgi güvenliği için alınan önlemler arasında gösteriliyor. Bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması şirketlerde sürekli iyileştirme ve iş sürekliliğinin sağlanması adına oldukça önemlidir. Bu amaçla temiz ekran temiz masa politikası olarak adlandırılan bu yöntem bilgi güvenliği amacı ile sık sık tercih ediliyor. Bu politikanın bir diğer amacı ise mesai saatleri içerisinde şirket içerisinde bulunan üçüncü kişilerin bilgiye erişimini engellemek ve şirket içerisindeki hassas bilgilerin çalınmasını önlemektir.

Uygulanan bu politika ile şirketin sahip olduğu ayırt edici üretim, tasarım ve hizmet özelliklerinin yabancı kişilerin veya rakip şirketlerin eline geçmemesi amaçlanır. Kurumsal şirketler bu sayede şirket içerisinde gizliliği sağlar ve rekabet avantajını sürdürür. Temiz ekran temiz masa uygulaması şirket ve çalışan bilgilerini koruma altına alır.

Temiz Ekran Temiz Masa Uygulaması Gerekli mi?

Şirketler bilgi güvenliği uygulamaları sayesinde belirli avantajlar elde eder. Bu avantajlardan birincisi her seviyedeki personelin bilgi sistemlerinin nasıl kullanılacağı hakkında bilgi edinmesi ve bilgi güvenliği hakkında farkındalık kazanmasıdır. Bilgi sistemlerinde oluşabilecek açıklar şirketleri oldukça zor duruma düşürebilir. Bu nedenle bilgi güvenliği uygulamaları riskleri en aza indirir ve kuruluşun güvenilirliğini sağlarken imajının zedelenmesini engeller.

Bir şirketin temel ve destekleyici iş faaliyetleri sırasında gizliliğini sağlaması hayati bir öneme sahiptir. Kuruluşun risklerini tanımlaması ve bu bağlamda bilgi güvenliği politikalarına başvurması gerekir. Şirket bu sayede bilgi güvenliğini sağlar ancak şirket çalışanlarının gerekli koşullarda ihtiyaç duyulan gizli bilgilere ulaşması zaman alabilir. Buna rağmen kurumsal şirketlerde bu zaman kaybı, hassas verilerin korunması için göze alınabilir bir durum olarak kabul edilir.