Video Konferans Sırasında Dikkat Etmeniz Gerekenler
Dijitalleşmenin gelişmesi ile şirketlerin önemli bir kısmı sanal toplantı araçları ile toplantılarını gerçekleştirmeye başladı. Şirketler bu yeniliği hızlı bir şekilde benimsemiş olsa da video konferanslar sırasında akılda bulundurulması gereken bazı hususlar bu yeni sistemde oldukça göz ardı edilmekte. Şanslıysanız ve henüz bir video konferans kazası yaşamadıysanız bile en azından bir tanesini duymuş ya da görmüşsünüzdür.
Uzaktan çalışma sisteminin yaygınlaştığı ilk dönemlerde sosyal medyada da sıklıkla paylaşılan, bir görüşme sırasında evcil hayvanlar tarafından kesintiye uğrayan görüşmelere ya da ekrana bir şeyler fırlatan çocuklara şahit olmuş olabilirsiniz. Bu aksilikleri izlemesi, duyması ya da şahit olması eğlenceli olsa da bunları direkt olarak deneyimlememeniz için bazı önemli noktalara dikkat etmelisiniz. Bu yazımızda video konferanslar sırasında dikkat etmeniz gereken önemli noktaları sizin için derledik.
Görüşme Yapılmadan Önce Kullandığınız Araçları Test Edin
Bir video konferans sırasında istediğiniz kuruluma veya düzene sahip olmayabilirsiniz. Bulunduğunuz ortam koşulları da yeterince elverişli olmayabilir. Ancak yine de kendinizi mümkün olduğunca profesyonel olarak sunmanız oldukça önemlidir.
Bir video konferansa girmeden önce toplantı sırasında kullanacağınız ekipmanları önceden test etmeniz yapmanız gereken ilk aşamadır. Bu sayede yaşayacağınız teknik aksaklıkları minimuma indirirsiniz. Bu test aşamasında yapmanız gerekenler;
- Kullandığınız mikrofon ve kameranın düzgün şekilde çalıştığından emin olun
- Arka planınızın video konferans için uygun ve sade olmasını sağlayın
- Kıyafetlerinizin ve saçınızın düzenli gözüktüğünden emin olun
- Video konferans sırasında kullanacağınız açıya ışığın düzgün şekilde geldiğinden emin olun
- İnternet bağlantınızda arıza olup olmadığını kontrol edin
Video Konferans Sırasında Görgü Kurallarını Unutmayın
Elbette bir video görüşmesinde bulunmak ofis ortamındaki bir toplantıda olmaktan çok daha az stresli ve rahattır. Ancak video konferanslar sırasında da belirli görgü kurallarına uymalı, toplantının gidişatını engelleyebilecek hataların önüne geçmelisiniz. Bu sayede toplantıdan alınan verim artar ve çalışan arkadaşlarınıza gösterdiğiniz saygı herkes tarafından fark edilir.
Konuşmadığınız Zamanlarda Mikrofonunuzu Kapatın
Bir toplantı sırasında konuşmuyorsanız mikrofonunuz boşuna açık durmamalıdır. Toplantıyı engelleyebilecek arka plan sesleri oluşabilir ya da başka katılımcıların dikkatini bozabilecek mikro sesler çıkarabilirsiniz.
İnternet Bağlantınız Giderse Görüntünüzü Kapatın
Video konferanslarda sıklıkla oluşan bir problem internet bağlantısının kopmasıdır. Bu durumlarda donan görüntünüz katılımcıların toplantıya kendilerini verememelerine sebep olabilir. Bu nedenle video görüntünüzü mümkün olan en kısa sürede kapatın.
Zamanında Görüşmeye Katılın
Toplantının sanal bir ortamda yapılması toplantıya sonradan da katılabileceğiniz gibi bir sonuç ortaya çıkarmaz. Zamanında toplantıya katılmanız profesyonelliğinizi sergiler.
Toplantı Sırasında Başka İşlerle İlgilenmeyin
Toplantı esnasında konuşmadığınız birçok bölüm olabilir ancak bu bölümlerde başka işlerle meşgul olmanız, kameraya bakmamanız doğru bir davranış olmayacaktır. Toplantı sırasında sadece toplantıya odaklanmanız ve göz kontağı kurmanız işinize verdiğiniz önemi gösterecektir.
Bilgisayarınıza Fazla Yüklenmeyin
Video konferans sırasında bilgisayarınızda başka programların da açık durması, konferans esnasında bilgisayarınızın belleğine fazla yüklenmenize ve istenmeyen aksiliklere sebep olabilir. Bu nedenle sadece video konferans programının açık olmasına özen gösterin.
Belgelerinizi Hazırlayın
Sanal toplantıların avantajlarından bir tanesi de ekran paylaşımıdır. Toplantı esnasında belirli belgeleri göstermeniz için ekran paylaşmanız gerekebilir. Bu durumlara hazırlıklı olmak için toplantı esnasında ihtiyaç duyabileceğiniz belgeleri hazırlayın ve yerlerini bilin.
Çok Hızlı Konuşmayın ve Net Olun
Sanal toplantılarda en sık yapılan hatalardan birisi çok hızlı konuşmaktır. Herkesin bağlantısı çok iyi olmayabilir veya elektronik cihazlar üzerinden iletişime ayak uyduramayan çalışanlar olabilir. Bu nedenle sözcüklerinizi dikkatli seçmeli, normal bir tempoda konuşmalı ve sade, net cümleler kurmalısınız. Bu sayede iletişiminiz karşı tarafın anlayabileceği gibi başarılı ve akıcı olacaktır.
